HRL to usługi: outsourcing kadrowo-płacowy, księgowości, doradztwo personalne, szkolenia zawodowe: kursy kadrowo-płacowe, rekrutacja i selekcja pracowników

Archive for Czerwiec, 2015

Porady na temat profesjonalnej archiwizacji dokumentów

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Porady na temat profesjonalnej archiwizacji dokumentów została wyłączona

Stosy papierów od zawsze gromadzą się na biurkach, ale jeżeli zastosuje się odpowiedni system z łatwością można nad nimi zapanować. W końcu wyuczenie się sortowania, segregowania i odkładania ich na miejsce nie jest zadaniem ponad możliwości. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach bądź wieszać na specjalnych stelażach. A osoby, które potrzebują mieć biurko zawsze pod ręką mogą korzystać z przenośnych koszy lub walizek. Za podstawowe narzędzia pozwalające zachować porządek uważa się wszelkiego typu segregatory, półki, skoroszyty czy pojemniki na dokumenty.

Co można wykorzystać do przechowywania akt?

archiwumDo systemów przechowywania bieżących dokumentów najlepiej służą: zawieszane teczki i skoroszyty, segregatory, kuwety, stojące otwarte pojemniki czy walizki do przenoszenia dokumentów.
Trzeba mieć na uwadze, że różne sposoby przechowywania dokumentów mają swoje plusy i minusy. Jednak dotarcie do ważnego pisma urzędowego które będzie leżało pod stosem innych na biurku będzie cięższe jeżeli nie zadba się o odpowiednią archiwizację. Najkorzystniej jest wypracować swój własny system znaczników dla określenia rodzaju dokumentu. Wtedy wystarczy jedno spojrzenie na charakterystyczną kolorową przylepkę z napisem, by wiedzieć, co konkretnie mieści się w teczce.
W biurach swoje zadanie dobrze spełniają stojące skoroszyty i segregatory. Ich niezaprzeczalnym plusem jest przejrzystość w przechowywaniu dokumentów, ale odszukanie odpowiedniego pochłania więcej czasu niż przy zastosowaniu systemów zawieszanych. Dostępne są w sprzedaży zawieszane teczki i skoroszyty, które umożliwiają oznaczenie rodzaju przechowywanych akt. W okienkach opisowych wpisuje się hasłowo najważniejsze informacje dotyczące zawartości.

W jaki sposób można oznaczyć zawartość teczek, skoroszytów itp.?

kartoteka-aktPierwszym, który narzuca się na myśl jest spis alfabetyczny. Bardzo często stosowany jest do segregacji całej dokumentacji klientów czy dostawców w wielu firmach. Dodatkowo w usystematyzowaniu papierów pomagają przekładki z tabulatorami, teczki czy koszulki. Tym sposobem można jeszcze wydzielić całą korespondencję od umów czy ogólnych ustaleń współpracy. Stosowanym równie często sposobem co alfabetyczny jest system mieszany. Segregacja alfanumeryczna umożliwia podział dokumentów alfabetycznie i dodatkowo kodowane są one numerem. Ostatnim, ale równie ważnym jest sposób numeryczny. Pozwala na podział papierów, np.: pod kątem rejonizacji i dokumenty są sortowane kodami pocztowymi lub datami.

Zapanuj nad chaosem na biurku

Biorąc pod uwagę bogactwo asortymentu hurtowni z artykułami papierniczymi możesz bez większego trudu wprowadzić porządek i w dokumentacji i Twojej firmy. W zapanowanie nad chaosem organizacyjnym pomoże Ci zastosowanie przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów. Wszelkie postępowanie z dokumentacją jest ściśle uregulowane prawem. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zarówno w wersji elektronicznej i papierowej.

Nowoczesna archiwizacja dokumentów.

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Nowoczesna archiwizacja dokumentów. została wyłączona

Potrzeba archiwizowania i przechowywania dokumentów to problem przed którym staje coraz więcej przedsiębiorców. Wszystko za sprawą przepisów, które każą przechowywać dokumenty w stanie nienaruszonym przez wiele lat. ZUS, urząd skarbowy wręcz nakładają taki obowiązek.

W przypadku małych firm nie ma problemu ze znalezieniem miejsca na dokumenty, ale co mają zrobić duże przedsiębiorstwa, które praktycznie każdego dnia gromadzą dodatkowe akta i dokumenty zalegające w całej firmie? Idealnym rozwiązaniem jest zewnętrzne archiwum dokumentów, które zapewniając odpowiednie warunki przechowa i zabezpieczy nasze papiery.

archiwizacja-dokumentow-warszawa

Co jednak w przypadku, gdy chcemy mieć szybki dostęp do akt?

Przecież któregoś dnia będzie potrzebny jakiś dokument, akt, rachunek. W takim przypadku z pomocą przychodzi nam technologia. Nowoczesne archiwa skanują i zabezpieczają każdy dokument elektronicznie. Wszystkie akta dostępne są za pośrednictwem chmury internetowej, co pozwala z każdego miejsca przejrzeć, wydrukować i wprowadzić nowy dokument. Wyszukiwanie dokumentów powinno być oparte o OCR, czyli zamianą obrazka na treść, dzięki czemu możemy wyszukiwać dokumenty wg treści zawartych w środku.

Jak wybrać firmę archiwizacyjną?

W przypadku podjęcia decyzji o przechowywaniu dokumentów w zewnętrznej firmie powinniśmy przeanalizować kilka czynników, które związane są z archiwizacją. Po pierwsze warunki w jakich przechowywane są dokumenty. czy są przechowywane w klimatyzowanych pomieszczeniach, z zabezpieczeń alarmowym oraz w szafach przeciwogniowych. Inny bardzo ważny aspekt, to dostępność do dokumentów. Jeśli będziemy chcieli wydania dokumentu, czy firma archiwizacyjna potrafi szybko taki dokument odnaleźć i czy oferuje elektroniczny dostęp do akt.

archiwizacja

Cena nie jest najważniejsza.

Wielu przedsiębiorców kieruje się czynnikiem ceny przy wyborze archiwum dla swoich dokumentów. Nie zawsze takie podejście okazuje się ekonomiczne i efektywne. Często firmy przechowujące dokumenty oferują niską cenę za samą archiwizację, ale albo dokumenty są przechowywane w złych warunkach (np. nieodpowiednio zabezpieczone), albo istnieje cała lista dodatkowych usług, które są wyceniane bardzo drogo. Należy pamiętać, żeby w pakiecie z usługa archiwizacji papierowej był dostęp do dokumentów za pośrednictwem sieci. Skanowanie, archiwizacja elektroniczna, OCR powinna być częścią usługi archiwizacyjnej i nie podlegać dodatkowej opłacie.

Zapraszamy do korzystania zz kanałów video: webinaria.

Młodzi wyjeżdżają za pracą do innych krajów.

Categories: Bez kategorii
Możliwość komentowania Młodzi wyjeżdżają za pracą do innych krajów. została wyłączona

Granice zostały otwarte i działa niewidzialna ręka rynku. Młodzi ludzie skrzętnie z tego korzystają i planują swoje życie coraz częściej poza Polską.

Świadomość i zrozumienie obecnej sytuacji kraju doprowadziła do tego, że tylko sentyment, lub dobra sytuacja materialna może skłonić kogoś młodego do pozostania w kraju. Niestety, ale większość planuje ścieżkę kariery na zasadzie: zdobędę wykształcenie w Polsce, ale pracę i doświadczenie zawodowe zdobędę zagranicą.

kurs-kadry-i-place-warszawaPobudki są oczywiste – finanse.

W kraju nie dość, że brakuje miejsc pracy to jeszcze pensje się kilkukrotnie mniejsze od tych w krajach zachodnich. Niedawno rozmawiałem z dziewczyną, która zdaje na medycynę. Powiedziała, że studia zrobi w Polsce, bo są za darmo i rzeczywiście czegoś uczą a zaraz po ukończeniu pracy wyjeżdża do Kanady, gdzie ma zamiar pracować i żyć.

Najbardziej traci na tym polskie społeczeństwo i polskie państwo. Koszt wykształcenie jednego studenta oscyluje wokół miliona zł. Na darmowych, najlepszych uczelniach student ma dostęp do bibliotek, sal wykładowych, profesorów i często otrzymuje stypendium naukowe lub socjalne. Za to wszystko płaci państwo polskie. Po skończeniu uczelni taki student powinien pozostać w kraju, płacić podatki, ubezpieczenia społeczne. Pracować na dobro kraju i odwdzięczyć się za zdobyte wykształcenie. Niestety rzeczywistość jest zupełnie inna. Każdy myśli tylko o sobie i nie będzie ponosił kosztów nieudolnego państwa, które nie może zapewnić dobrego standardu życia. Młodzi ludzie mający dostęp do Internetu, nowinek technicznych, znający języki oraz podróżujący po świecie widzą doskonale niedociągnięcia państwa polskiego i pełną premedytacją wybierają wyjazd.

praca-leasingNa szczęście istnieje duża grupa młodzieży, która pragnie wiązać swoje życie z Polską.

Młodzi marzą o karierze pilotów, wojskowych, lekarzy, nauczycieli. Czasami powodem pozostania jest sytuacja rodzinna lub majątkowa. Prognoza na przyszłość nie jest jednak optymistyczna. Szansą na uzupełnienie braków na rynku pracy może być sprowadzanie ze wschodu kadr, które chcą u nas pracować. Szansa asymilacji i zaangażowania takich ludzi jest duża. Należy jednak wypracować długofalowe metody przeciwdziałania wyjazdom i emigracji zarobkowej. W dłuższym okresie wyjazdy młodych ludzi grożą wyludnieniem kraju oraz znaczącymi konsekwencjami dla całej gospodarki kraju.

Artykuł dzięki firmie warszawa-budowlane.pl – materiały budowlane w Warszawie