HRL.pl - HRL Polska rekrutacja pracowników, selekcja, leasing pracowniczy, obsługa kadrowo-płacowa, szkolenia HR, szkolenia kadrowo-płacowe

Archiwizacja dokumentów

Oferujemy usługę archiwizacji dokumentów w formie papierowej i elektronicznej.

Jesteśmy firmą, która zajmuje się  archiwizowaniem i przechowywaniem wszelkiej maści dokumentacji.

Do indywidualnych potrzeb usług archiwizacji i przechowywania dokumentów w naszym profesjonalnym magazynie Twoja firma:

  • W znacznym stopniu zwiększy swoją przestrzeń użytkową w biurach.
  • Uporządkuje swoje zasoby archiwalne i zapewni przy tym odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa danym, które podlegają ochronie prawnej i tajemnicy biznesowej.
  • Ograniczy w sposób naturalny koszty związane z pracą archiwistów i magazynierów oraz sprzętu oraz systemu informatycznemu.
  • Oraz przechowa dokumenty w zewnętrznym archiwum.

Archiwizacja dokumentów oraz elektroniczny obieg i dostęp online:

Archiwizacja dokumentówNasza oferta obejmuje segregowanie dokumentów, usuwanie niepotrzebnych papierów, porządkowanie akt i dokumentów, skanowanie i korektę elektroniczną, OCR (zamienianie tekstu do formy edytowalnej). W kolejnym kroku umieszczamy dokumenty w naszym serwisie archiwizacji elektronicznej. Szyfrowanie SSL i kontrolowany dostęp zapewnia pełne bezpieczeństwo dokumentów.

Za pośrednictwem panelu mają Państwo stały dostęp online przez stronę www do wszystkich dokumentów. Bez problemów można przeglądać, edytować, drukować, dodawać i usuwać wszystkie dokumenty. Stale wykonywany backup zabezpiecza wszystkie archiwa, więc nawet w przypadku kłopotów mamy zawsze bezpieczne zachowywanie dokumentów.

Po zdecydowaniu się na naszą firmę w pierwszej kolejności przyjedziemy bezpośrednio do siedziby Państwa firmy, by spakować dokumenty do specjalnie przystosowanych kartonów, a następnie szybko i bezpiecznie przewieziemy je do naszego nowoczesnego archiwum. Tak zaczyna się każda archiwizacja dokumentów.

Z kolei w naszym archiwum:

W odpowiedni sposób uporządkujemy i sklasyfikujemy dokumenty wg poszczególnych kategorii, sporządzimy do tego kompleksową ewidencję papierową i elektroniczną, stworzymy odpowiedni zabezpieczony system elektronicznych danych. Uporządkujemy wg kategorii dokumenty, kolejno spakujemy je w specjalne, kartonowe pudła archiwizacyjne z wieczkiem ułatwiającym szybki dostęp do zawartości. Wszystkie pudła umieścimy w specjalistycznych i przestronnych pomieszczeniach, w których panują optymalne warunki do przechowywania dokumentacji.

Archiwizowanie w formie tradycyjnej:

archiwizacja

Nasza firma może pochwalić się najwyższymi standardami bezpieczeństwa przechowywania dokumentacji.

Aby zagwarantować Państwa firmie pewność bezpieczeństwa przechowywanym dokumentów, używamy najwyższych standardów bezpieczeństwa. Archiwizacja dokumentów w naszej firmie to między innymi:

– Przede wszystkim przechowujemy wszystkie dokumenty w pomieszczeniach wyposażonych w system monitoringu oraz w nowoczesną instalację przeciwpożarową.

– Kolejno w naszym magazynie panuje optymalna temperatura, poziom wilgotności i natężenia światła.

– Zapewniamy także dokumentom anonimowość, umieszczają je w pudłach opatrzonych kodem kreskowym, które zapewniają jednocześnie szybko identyfikację.

– Dodatkowo zwiększamy poziom bezpieczeństwa dokumentów – pudła umieszczamy na półkach magazynu losowo w celu dywersyfikacji lokalizacji wrażliwych danych.

Zapewniamy pełen dostęp do wszystkich dokumentów za pośrednictwem strony www.

archiwizacja-dokumentówPełne zabezpieczenie dostępu do dokumentów (szyfrowane połączenie). Dowolna edycja, dodawanie, usuwanie, zapisywanie i drukowanie dokumentów.

Nasza archiwizacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami:

Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).
Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, pozycja 673 z późniejszymi zmianami).
Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98 pozycja 1071 z późniejszymi zmianami).
Ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. O informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, pozycja 565 z późniejszymi zmianami).
Rozporządzeniem w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, z dnia 30 października 2006 r. Dziennik Ustaw z 2006 r. Nr 206 pozycja 1517.
Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 212, pozycja 1766).
Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r., Nr 206, pozycja 1518).
Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r., Nr 206, pozycja 1519).

Więcej o archiwizacji dokumentacji można poczytać w poradniku.