HRL to usługi: outsourcing kadrowo-płacowy, księgowości, doradztwo personalne, szkolenia zawodowe: kursy kadrowo-płacowe, rekrutacja i selekcja pracowników

All posts in Archiwizacja

Sprawdzone metody przechowywania dokumentacji firmowej

Categories: Archiwizacja, Kompresja i dekompresja danych
Możliwość komentowania Sprawdzone metody przechowywania dokumentacji firmowej została wyłączona

Fachowa archiwizacja dokumentów to często spory problem dla firmy, która nie dysponuje wykwalifikowanym w tym zakresie personelem lub nie ma odpowiedniego miejsca, w którym istniałaby możliwość ich przechowywania. A prowadząc działalność gospodarczą należy pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej. Okres przechowywania jest uzależniony w dużej mierze od danych w niej zawartych, ale zwykle wynosi od 5 do 50 lat.

Profesjonalne przechowywanie dokumentów.

kartoteka-aktWszelka dokumentacja firmowa jest konieczna do przechowywania w oryginalnej postaci najlepiej w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. W jej usystematyzowaniu pomoże podzielenie na okresy rozliczeniowe. Pozwala to na szybkie i łatwe dotarcie do potrzebnego dokumentu. Odpowiednie sortowanie jest konieczne również w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, księgach rachunkowych, dokumentach inwentaryzacyjnych oraz sprawozdaniach finansowych. Oprócz posegregowania konieczne staje się również zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem papierów. Niekiedy dokumenty muszą być przechowywane przez kilkanaście lat, więc konieczne staje się nałożenie wszelkich starań, by nie wyblakły. Nadgryzione zębem czasu papiery uważa się za zniszczone, co w konsekwencji powoduje nałożenie kary pieniężnej. Istotna staje się również ochrona przed nieupoważnionym rozpowszechnieniem.

Co można przechowywać w formie elektronicznej?

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w formie papierowej. Dzięki nowelizacji ustawy o rachunkowości każdy właściciel firmy ma możliwość skorzystania z programów pozwalających prowadzić i przechowywać dokumentacje online. Podobne rozwiązanie cieszy się największą popularnością wśród nowoczesnych firm, którym zależy na optymalizacji procesu zarządzania. Z dowolnego miejsca na świecie za pomocą Internetu można pobrać potrzebne papiery.
Archiwizacja dokumentów sprawniej przebiega w formie elektronicznej. Aby jednak móc to robić w profesjonalny sposób należy zabezpieczyć się na wypadek utraty danych z komputera, na którym są one zapisane. Wymagane jest również systematyczne tworzenie kopii zapasowych na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych tak, aby zapis mógł przetrwać wymagany okres archiwizacji. W tym celu najkorzystniej jest wykupić licencję na użytkowanie programu rachunkowego, który został zaopatrzony w potrzebne funkcje.

archiwumNowelizacja ustawy o rachunkowości mówi, że zapis elektroniczny może obejmować księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Również wyciągi bankowe i polecenia księgowania mogą zostać zapisane na informatycznych nośnikach danych.
Właściwa archiwizacja dokumentów ma swoje bardzo istotne powody. Są konieczne do ukazania w chwili, gdy zażąda ich urząd. Odpowiednie podejście do tematu pozwoli zaoszczędzić rocznie nawet do kilku tysięcy złotych, które są zobowiązane opłacić działalności nieprzestrzegające ustawy o rachunkowości.

Porady na temat profesjonalnej archiwizacji dokumentów

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Porady na temat profesjonalnej archiwizacji dokumentów została wyłączona

Stosy papierów od zawsze gromadzą się na biurkach, ale jeżeli zastosuje się odpowiedni system z łatwością można nad nimi zapanować. W końcu wyuczenie się sortowania, segregowania i odkładania ich na miejsce nie jest zadaniem ponad możliwości. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach bądź wieszać na specjalnych stelażach. A osoby, które potrzebują mieć biurko zawsze pod ręką mogą korzystać z przenośnych koszy lub walizek. Za podstawowe narzędzia pozwalające zachować porządek uważa się wszelkiego typu segregatory, półki, skoroszyty czy pojemniki na dokumenty.

Co można wykorzystać do przechowywania akt?

archiwumDo systemów przechowywania bieżących dokumentów najlepiej służą: zawieszane teczki i skoroszyty, segregatory, kuwety, stojące otwarte pojemniki czy walizki do przenoszenia dokumentów.
Trzeba mieć na uwadze, że różne sposoby przechowywania dokumentów mają swoje plusy i minusy. Jednak dotarcie do ważnego pisma urzędowego które będzie leżało pod stosem innych na biurku będzie cięższe jeżeli nie zadba się o odpowiednią archiwizację. Najkorzystniej jest wypracować swój własny system znaczników dla określenia rodzaju dokumentu. Wtedy wystarczy jedno spojrzenie na charakterystyczną kolorową przylepkę z napisem, by wiedzieć, co konkretnie mieści się w teczce.
W biurach swoje zadanie dobrze spełniają stojące skoroszyty i segregatory. Ich niezaprzeczalnym plusem jest przejrzystość w przechowywaniu dokumentów, ale odszukanie odpowiedniego pochłania więcej czasu niż przy zastosowaniu systemów zawieszanych. Dostępne są w sprzedaży zawieszane teczki i skoroszyty, które umożliwiają oznaczenie rodzaju przechowywanych akt. W okienkach opisowych wpisuje się hasłowo najważniejsze informacje dotyczące zawartości.

W jaki sposób można oznaczyć zawartość teczek, skoroszytów itp.?

kartoteka-aktPierwszym, który narzuca się na myśl jest spis alfabetyczny. Bardzo często stosowany jest do segregacji całej dokumentacji klientów czy dostawców w wielu firmach. Dodatkowo w usystematyzowaniu papierów pomagają przekładki z tabulatorami, teczki czy koszulki. Tym sposobem można jeszcze wydzielić całą korespondencję od umów czy ogólnych ustaleń współpracy. Stosowanym równie często sposobem co alfabetyczny jest system mieszany. Segregacja alfanumeryczna umożliwia podział dokumentów alfabetycznie i dodatkowo kodowane są one numerem. Ostatnim, ale równie ważnym jest sposób numeryczny. Pozwala na podział papierów, np.: pod kątem rejonizacji i dokumenty są sortowane kodami pocztowymi lub datami.

Zapanuj nad chaosem na biurku

Biorąc pod uwagę bogactwo asortymentu hurtowni z artykułami papierniczymi możesz bez większego trudu wprowadzić porządek i w dokumentacji i Twojej firmy. W zapanowanie nad chaosem organizacyjnym pomoże Ci zastosowanie przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów. Wszelkie postępowanie z dokumentacją jest ściśle uregulowane prawem. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zarówno w wersji elektronicznej i papierowej.

Nowoczesna archiwizacja dokumentów.

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Nowoczesna archiwizacja dokumentów. została wyłączona

Potrzeba archiwizowania i przechowywania dokumentów to problem przed którym staje coraz więcej przedsiębiorców. Wszystko za sprawą przepisów, które każą przechowywać dokumenty w stanie nienaruszonym przez wiele lat. ZUS, urząd skarbowy wręcz nakładają taki obowiązek.

W przypadku małych firm nie ma problemu ze znalezieniem miejsca na dokumenty, ale co mają zrobić duże przedsiębiorstwa, które praktycznie każdego dnia gromadzą dodatkowe akta i dokumenty zalegające w całej firmie? Idealnym rozwiązaniem jest zewnętrzne archiwum dokumentów, które zapewniając odpowiednie warunki przechowa i zabezpieczy nasze papiery.

archiwizacja-dokumentow-warszawa

Co jednak w przypadku, gdy chcemy mieć szybki dostęp do akt?

Przecież któregoś dnia będzie potrzebny jakiś dokument, akt, rachunek. W takim przypadku z pomocą przychodzi nam technologia. Nowoczesne archiwa skanują i zabezpieczają każdy dokument elektronicznie. Wszystkie akta dostępne są za pośrednictwem chmury internetowej, co pozwala z każdego miejsca przejrzeć, wydrukować i wprowadzić nowy dokument. Wyszukiwanie dokumentów powinno być oparte o OCR, czyli zamianą obrazka na treść, dzięki czemu możemy wyszukiwać dokumenty wg treści zawartych w środku.

Jak wybrać firmę archiwizacyjną?

W przypadku podjęcia decyzji o przechowywaniu dokumentów w zewnętrznej firmie powinniśmy przeanalizować kilka czynników, które związane są z archiwizacją. Po pierwsze warunki w jakich przechowywane są dokumenty. czy są przechowywane w klimatyzowanych pomieszczeniach, z zabezpieczeń alarmowym oraz w szafach przeciwogniowych. Inny bardzo ważny aspekt, to dostępność do dokumentów. Jeśli będziemy chcieli wydania dokumentu, czy firma archiwizacyjna potrafi szybko taki dokument odnaleźć i czy oferuje elektroniczny dostęp do akt.

archiwizacja

Cena nie jest najważniejsza.

Wielu przedsiębiorców kieruje się czynnikiem ceny przy wyborze archiwum dla swoich dokumentów. Nie zawsze takie podejście okazuje się ekonomiczne i efektywne. Często firmy przechowujące dokumenty oferują niską cenę za samą archiwizację, ale albo dokumenty są przechowywane w złych warunkach (np. nieodpowiednio zabezpieczone), albo istnieje cała lista dodatkowych usług, które są wyceniane bardzo drogo. Należy pamiętać, żeby w pakiecie z usługa archiwizacji papierowej był dostęp do dokumentów za pośrednictwem sieci. Skanowanie, archiwizacja elektroniczna, OCR powinna być częścią usługi archiwizacyjnej i nie podlegać dodatkowej opłacie.

Zapraszamy do korzystania zz kanałów video: webinaria.

Outsourcing zadań kadrowo-płacowych oraz HR.

Categories: Archiwizacja, oferty pracy, Outsourcing HR, rozwój osobisty
Możliwość komentowania Outsourcing zadań kadrowo-płacowych oraz HR. została wyłączona

Coraz popularniejsze staje się zlecenie zadań tej branży do firm zewnętrznych.

Praca w takich centrach outsourcingowych ma wiele zalet: koncentrujemy się wyłącznie na swoich zadaniach, zapewniamy sobie maksymalny kontakt ze wszystkimi aspektami tego zawodu, mamy szansę na szybki awans. Outsourcing kadr i płac zazwyczaj znacznie obniża koszty administracyjne firm, co przekłada się na zysk i skupianie na właściwym celu biznesowym przedsiębiorstwa.

Archiwizacja dokumentacji i zdalny dostęp.

OutsourcingGalopujący postęp techniczny daje nam nowe możliwości i pozwala ciągle udoskonalać i poprawiać efektywność funkcjonowania firmy. Jedną z dziedzin, na które postęp ma duży wpływ to obrót dokumentami.

Do niedawna mieliśmy obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów minimum 5 lat a niektórych nawet 50. W efekcie firmy archiwizacyjne lub same przedsiębiorstwo zarzucone jest aktami, dokumentami księgowymi, czy też z ZUSu.

Obecnie niektóre z tych dokumentów możemy przechowywać w wersji elektronicznej. W sukurs przychodzi nam technika. Teraz możemy bezpiecznie zapisać dane w dowolnym formacie. Zaszyfrować oraz dokładnie zabezpieczyć przed zniszczeniem. CO więcej istnieją rozwiązania, które pozwalają nam szybko wyszukać dokumenty nawet po teście, który jest w środku (za pomocą OCR). Możliwości są prawie nieograniczone.

Np. firma HRL opracowała system archiwizacji dokumentacji z użyciem chmury internetowej, całość zaszyfrowana jest protokołem SSL i zbudowana zgodnie z prawem o ochronie danych osobowych. Każdy użytkownik, któremu udzieli się dostępu otrzymuje zdalny dostęp do dokumentów za pośrednictwem strony www. Odczytywanie dokumentów, wydruk, przeszukiwanie, podgląd czy też dodawanie kolejnych można dokonać z dowolnego miejsca na ziemi. Całość działa podobnie do rachunków bankowych, do których mamy dostęp przez stronę www.

Co nam daje praca na dokumentach zarchiwizowanych elektronicznie?

Po pierwsze łatwość dostępu do każdego dokumentu z dowolnego miejsca. Szybko, bezpiecznie i bez wstawania sprzed komputera – mamy przed sobą tysiące, czy też setki tysięcy dokumentów.

Druga sprawa to bezpieczeństwo. Nie dość, że dostęp jest przydzielany na zasadach różnych praw, dokładnie kontrolowany i śledzony, to całość jest szyfrowana i zabezpieczona dokładnie tak samo, jak to się robi w najlepszych bankach z naszymi środkami ulokowanymi na internetowych kontach.

Trzeci atut, to kontrola – w każdej chwili możemy ograniczyć, zabezpieczyć i usunąć dostęp do dokumentów. Zmiana hasła, zablokowanie całości archiwum czy też szczegółowe śledzenie, kto i kiedy korzysta z naszych dokumentów (śledzenie np. IP komputera, z którego łączy się użytkownik). Można np. ograniczyć dostęp do archiwum wyłącznie do IP komputerów znajdujących się w naszym biurze. W takiej sytuacji, nawet jeśli ktoś zdobędzie dostęp do archiwum, to nie połączy się z nim i wykona żadnej operacji.

Elastyczność – systemy archiwizacji dokumentów najczęściej można dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa.

archiwizacja-dokumentow-warszawaźródło: usługi księgowe Warszawa

Wszystkie te zalety świadczą na plus elektronicznych systemów obiegu i archiwizacji dokumentów. Wkrótce regały z dokumentami zostaną całkowicie zastąpione przez zdalne dyski twarde.

 

 

Elektroniczna archiwizacja dokumentów.

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Elektroniczna archiwizacja dokumentów. została wyłączona

Czy warto archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

Każda firma ma obowiązek przechowywać dokumenty przez pewien okres. Czas przechowywania zależy od samych dokumentów i ich ważności dla urzędów. Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na powierzenie dokumentacji firmie zewnętrznej. Pozwala to na zaoszczędzenie miejsca oraz zrzucenie pełnej odpowiedzialności za dokumenty na firmę archiwizującą.

Nowością jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich kopii w formie elektronicznej. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie dość, że mamy stały dostęp do dokumentów z każdego miejsca na ziemi, to jeszcze możemy drukować zapisywać i poprawić każdy dokument na dowolnym komputerze.

Jak wygląda proces archiwizacji elektronicznej.

obiegdokpol700

Po zebraniu dokumentacji w formie papierowej należy je dokładnie uporządkować oraz usunąć zbędne i niepotrzebne papiery. Następnym krokiem będzie przygotowanie folderów na komputerze z odpowiednio dobranymi nazwami, tak żeby późniejsze wyszukiwanie było proste i intuicyjne.

Kolejny etap to skanowanie dokumentów i zapis w formacje ogólnodostępnym (png, pdf…). Skanowanie i digitalizacja to proces żmudy i wymagający dużej dokładności. Każdy dokument należy dokładnie umieścić w skanerze, zeskanować i zapisać z odpowiednią nazwą w przypisanym dokumentom folderze. Często dokumenty muszą być dodatkowo szyfrowane, tak żeby dostęp do nich miały tylko i wyłącznie osoby uprawnione.

Wgrywanie dokumentów na serwer www i zdalny dostęp online.

Po zeskanowaniu dokumentów wprowadzamy wszystko na uprzednio przygotowany serwer, który obsługuje przygotowany serwis www do obsługi archiwizacji dokumentów online. Ważne jest szyfrowanie ssl, które zapewnia bezpieczeństwo serwera oraz odpowiednio przygotowane logowanie i hasła dla użytkowników, którym zostanie przydzielony dostęp.

Bezpieczeństwo danych przy zdalnym dostępie.

skanowanieKoniecznym warunkiem poprawnie prowadzonej archiwizacji elektronicznej dokumentów jest zachowanie pełnego bezpieczeństwa w dostępie do tych dokumentów. Zabezpieczenia przed włamaniem na serwer, szyfrowane połączenia, selektywna i ciągle weryfikowana lista użytkowników serwisu. Dane osobowe przechowywane w takim serwisie wymagają odpowiedniego zgłoszenia oraz wysokiej jakości zabezpieczeń.

Należy dodać, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest również honorowane przez większość urzędów, więc z czasem możemy spokojnie usunąć dokumenty papierowe i zaoszczędzić w dużej mierze na miejscu składowania i archiwizacji.

Backup danych w firmie.

Categories: Archiwizacja, Kompresja i dekompresja danych
Możliwość komentowania Backup danych w firmie. została wyłączona

Backup danych.

W obecnym czasie naprawdę trudno przecenić wartość prywatnych danych czy też informacji przechowywanych w komputerze. Dlatego też w erze wysokiej komputeryzacji nasze dane niestety ale są bardzo często narażone na utratę, w wyniku m.in. awarii dysku, na którym są przechowywane czy też kradzieży.

archiwizacjaNie trzeba chyba nikomu tłumaczyć, że dane to prawdziwy skarb, dlatego kluczowe znaczenie ma regularne tworzenie kopii danych oraz przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu. Oczywiście istotne jest też to, by system tworzenia kopii zapasowych był jak najbardziej zautomatyzowany aby nie trzeba było pamiętać o konieczności wykonania poszczególnych operacji. System Backup to dla użytkowników świetne rozwiązanie na zachowanie wyników pracy oraz danych na wypadek awarii sprzętu oraz bezpieczeństwa ich w razie kradzieży a dla nas jest to spokój wynikający z pewności, że dane są bezpieczne.

Optymalnym rozwiązaniem może być:     

– Odpowiednie i bezpieczne szyfrowanie danych przechowywanych na dyskach użytkowników bądź archiwum tak, aby nawet w przypadku kradzieży dane były bezużyteczne.

– Backup standardowy to zewnętrzne urządzenie typu: przenośny dysk, który jest podłączony przez interfejs USB, który czasem okazuje się całkiem wystarczający.

– Odpowiednie kopiowanie danych na taśmy w streamerze. Te z kolei można przechowywać w bezpiecznym miejscu. Tutaj zaznaczmy, że jeśli danych jest naprawdę dużo to prędkość zapisu i odczytu na taśmę będzie wielokrotnie większa niż na zewnętrzne urządzenie.

– Wprowadzenie biblioteki taśmowej, tutaj dane mogą być zapisywane na kilku taśmach jednocześnie. Oprócz tego, urządzenie posiada magazynek na dodatkowe taśmy, które mogą zostać użyte jeśli backup przekracza rozmiar pojedynczej tasiemki.

– Backup w systemie on-line, czyli dane są przesyłane przez Internet i przechowywane są na serwerach dostawcy.

– Szybki system Backup – idealny system backupu, który: może działać automatycznie, zwalniając użytkownika z pamiętania o czymkolwiek, działa niezależnie od miejsca, w jakim znajduje się użytkownik z komputerem oraz pozwala backupować zarówno całe obrazy dysków jak i pojedyncze foldery lub pliki.

– Minimalizuje on ilość przesyłanych danych dzięki mechanizmom kopii przyrostowych, kompresji i deduplikacji przy tym minimalnie obciąża system operacyjny komputera, z którego dane są zabezpieczane.

– Pozwala on także tworzyć kopię danych i przechowywać je w chmurze albo na wydzielonym serwerze w firmie, pozwalając backupować nie tylko pliki, ale również np. otwarte bazy danych.

skanowanieBackup jest po prostu bardzo prosty w obsłudze, tutaj odtwarzanie plików jest dziecinnie łatwe a cały system jest przy okazji bezpieczny. Pliki backupu są odpowiednio zaszyfrowane, czyli są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. System też pozwala podłączyć plik z obrazem dysku z backupu jako dysk logiczny.

SZAFY RACK.pl

Archiwizacja zdjęć

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Archiwizacja zdjęć została wyłączona

Archiwizacja zdjęć.

Archiwizacja zdjęć w ostatnim czasie zaczyna być poważnym problem dla fotografów. Z prostego powodu, wykonują oni olbrzymie ilości zdjęć, które w pewnym momencie muszą zostać zabezpieczone. W jaki sposób?

Sposoby archiwizacji zdjęć:

Najlepiej przechowywać swoje zdjęcia jednak poza komputerem, np. na płytach DVD/CD, pendrive, kartach pamięci, zewnętrznych dyskach twardych i przechowywanie plików na serwerze.

skanowanie– A więc zacznijmy od Płyt DVD/CD – jest to jedna z najstarszych metod, wywodzi się jeszcze wprost z zapisu dyskietkowych. Dawniej bardzo często archiwizowano zdjęcia na tych nośnikach, jednak liczne ich wady wyeliminowały to medium w zabezpieczaniu danych. Zapis na płytach jest ograniczony przez miejsce. Do tego dodajmy, że płyty mają ograniczoną żywotność, nie znaczy to, że nie są wykorzystywane do przechowywania zdjęć – gdyż mogą stać się idealnym rozwiązaniem w momencie, gdy znajdzie się konieczność przekazania ich dalej. Z kolei bardzo niewielki koszt powoduje, że spokojnie można nagrać tanio kilka kopii dla kilku osób – zdjęć na płycie są także przydatne przy współpracy z klientem.

Pendrive to kolejny i bardzo bezpieczny sposób archiwizacji. Tutaj wszystko można niesamowicie szybko zapisać i równie szybko odczytać. Minusem może być tu ograniczenia wielkość pamięci ale obecne modele mogą pomieścić nawet parę tysięcy zdjęć. Dlatego ten środek jest naprawdę doskonały do wymiany plików. A dużo większa pojemność niż w przypadku płyt ułatwia przenoszenie dużej ilości danych. Jednak żeby nie było tak pięknie, biorąc pod uwagę pojemność, jest to najdroższa metoda przechowywania danych.

Karty pamięci kolejny i bardzo zbliżony środek przechowywania danych co do wcześniejszego środka. Niestety by przenieść jakąkolwiek ilość zdjęć jest konieczny czytnik. Dlatego karty pełnią marginalną rolę w archiwizacji. Wykorzystywane są jako nośnik danych zapisywanych bezpośrednio w aparacie. Z tego względu pierwszorzędną cechą kart pamięci będzie ich wydajność – szybsza karta zdecydowanie wpływa na komfort pracy.

– Ostatnim miejscem, gdzie można przechowywać zdjęcia są zewnętrzne dyski twarde. Jest to chyba najefektywniejsza metoda archiwizacji. Tutaj, należy podkreślić, że łączy się tu niewielki koszt i bardzo dużą pojemność, jest to bez dwóch zdań idealna metoda. Oczywiście w zależności od potrzeb można zaopatrzyć się w dysk przenośny oparty mobilnej konstrukcji bądź też stacjonarnej. Dysk przenośny najlepiej sprawdzi się w sytuacjach, gdzie musimy przenieść dane. W pozostałych sytuacjach lepiej zainwestować w dysk stacjonarny.

– Na koniec wspomnijmy o przechowywaniu plików na serwerze. Jest to niezbyt popularna metoda, jednak bardzo skuteczna i efektywna. Wadą jest posiadania dobrego łącza.

Zapraszamy na IPOX.PL.

Bezpłatne programy do OCR

Categories: Archiwizacja, Kompresja i dekompresja danych
Możliwość komentowania Bezpłatne programy do OCR została wyłączona

Bezpłatne programy do OCR.

Na początku tego materiału możemy zaznaczyć, że skanowanie OCR nie oznacza wcale zakupu FineReadera. Przedstawimy tutaj trzy najlepsze i co ważne bezpłatne alternatywy.

  1. FreeOCR.net 3.0

skanowanieFreeOCR.net – to jeden z pierwszych programów, który chcielibyśmy polecić. A więc, jest to jedna z lepszych aplikacji, która zamienić można komercyjne skanery OCR. W takim celu wystarczy umieścić dowolny dokument na skanerze, rozpocząć proces skanowania i nacisnąć przycisk OCR. Narzędzie to przede wszystkim bazuje na bardzo dobrym silniku Tesserakt, który opracowany został przez Google’a. Po krótkiej chwili otrzymany wynik skanowania można poddać edycji, a następnie zapisać w formacie – PDF. Jest tu obsługa zbliżeń i oddaleń. Co najciekawsze, program ten umożliwi również edycję plików PDF. Podsumowując FreeOCR.net jest intuicyjny i nawet laik odnajdzie się tutaj w zaledwie kilka sekund, godny polecenia.

  1. SimpleOCR 3.1

SimpleOCR to kolejny przykład dobrego i bezpłatnego skanowania do OCR. Program ten pozwala na bezproblemowy odczyt tekstu zarówno z plików graficznych, jak i wprost ze skanera. Po otrzymaniu wyniku ze skanowania, od razu można przystąpić do obrabiania dokumentu. Zaznaczmy, że narzędzie świetnie integruje się z microsoftowym Wordem z pakietu Office. SimpleOCR ma też swoje słabe punkty, mianowicie radzi sobie nieco gorzej z rozpoznawaniem rodzimych znaków diakrytycznych, więc lepiej stosować go wyłącznie z anglojęzycznymi tekstami. Niestety ale w przeciwnym wypadku trzeba uzupełniać pola ręcznie.

  1. TopOCR 3.1

TopOCR – to trzecie i chyba najbardziej wygodne narzędzie, które przydaje się głównie użytkownikom szukającym bezpłatnego programu, które pozwala wyodrębniać tekst z plików graficznych. Program ten wspiera wiele popularnych formatów typu :JPEG, BMP, GIF czy TIF. Z kolei odczytany tekst można zapisać następnie w postaci pliku PDF, HTML lub tekstowym. Jedynym minusem TopOCR jest to, że i on nie za bardzo radzi sobie z polskimi znakami diakrytycznymi. Podobnie jak SimpleOCR znajdzie jedynie uznanie wśród osób skanujących anglojęzyczne teksty ale na dużą uwagę zasługuje bardzo intuicyjny interfejs użytkownika, którego próżno szukać na przykład w narzędziu opisywanym wyżej.

Archiwizacja poczty elektronicznej

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Archiwizacja poczty elektronicznej została wyłączona

Archiwizacja poczty elektronicznej – jak to wygląda?

Od paru ładnych lat archiwizowanie samej poczty elektronicznej nie jest związane wyłącznie z dodatkowym kosztem, ale może przede wszystkim przyczynić się do uniknięcia znacznie większych strat. Coraz częściej wiadomości pocztowe mogą być wykorzystywane jako dowód w sprawie sądowej, dlatego każda firma powinna przez dłuższy czas przechowywać archiwalne wiadomości, zapewniając sobie możliwość dostępu do nich w krótkim czasie.

archiwizacja-elektronicznaOczywiście wiele informacji związanych z transakcjami biznesowymi przechodzi przez pocztę elektroniczną. Niestety ale większość firm nie docenia wartości tych informacji, a mogą być one na wagę złota – wielu managerów nie zdaje sobie sprawy z tego, że w korporacyjnej poczcie –przechowywanych jest aż 80 % strategicznych dla firmy informacji. Sami widzimy, że tego powodu konieczne jest wdrożenie w pełni profesjonalnego systemu do archiwizacji poczty elektronicznej jako nośnika strategicznych dla firmy danych. Tutaj cele związane z archiwizacją poczty elektronicznej mogą być naprawdę bardzo różne. Dlatego wykorzystanie odpowiedniego działu IT może sprawnie zarządzać skrzynkami pracowników, jako że system archiwizacyjny odciąży je od starszych wiadomości.

Ciekawostką może być to, że Globalne korporacje, które podlegają prawu z kraju, gdzie znajduje się ich główna centrala, są zobowiązane do archiwizacji poczty nie tylko ze względu prawnych, ale z konieczności dostępu do archiwalnych wiadomości.

Przyczyny dla których warto archiwizować pocztę elektroniczną:

– Dostęp do bardzo starych i skasowanych wiadomości.

– Tutaj miejmy na uwadze, że szybkie, tradycyjne rozwiązania do backupu podczas próby odzyskania systemu rzadko gwarantują możliwość dostępu do wiadomości pocztowych.

– Brak możliwości szczegółowego przeszukiwania przez pracownika zadania backupu zawierającego pocztę elektroniczną.

Wszystkie tutaj wymienione funkcje oferują profesjonalne systemy do archiwizacji poczty elektronicznej. Te z kolei pozwalają pracownikowi i innym upoważnionym osobom na szybkie przeszukanie starych wiadomości pocztowych.

Podsumowując.          

Jeżeli rozpatrujemy decyzję odnośnie rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej, musimy mieć na uwadze wielkość firmy jej i ilość posiadanej pamięci masowej, a także związane z firmą wymagania prawne. W mikroskopijnych, małych, średnich i dużych firmach system najczęściej będzie pomagał w „rozładowaniu” głównego serwera i przeniesieniu starszych wiadomości do archiwum przy jednoczesnym zachowaniu możliwości przeszukiwania i odzyskania ich.

Z kolei w dużych przedsiębiorstwach, doceniona zostanie możliwość bardzo szybkiego przeszukania milionów wiadomości pocztowych w bardzo krótkim czasie.

Trendydom – Regały biurowe – sponsor artykułu.