HRL to usługi: outsourcing kadrowo-płacowy, księgowości, doradztwo personalne, szkolenia zawodowe: kursy kadrowo-płacowe, rekrutacja i selekcja pracowników

Nowoczesna archiwizacja dokumentów.

Potrzeba archiwizowania i przechowywania dokumentów to problem przed którym staje coraz więcej przedsiębiorców. Wszystko za sprawą przepisów, które każą przechowywać dokumenty w stanie nienaruszonym przez wiele lat. ZUS, urząd skarbowy wręcz nakładają taki obowiązek.

W przypadku małych firm nie ma problemu ze znalezieniem miejsca na dokumenty, ale co mają zrobić duże przedsiębiorstwa, które praktycznie każdego dnia gromadzą dodatkowe akta i dokumenty zalegające w całej firmie? Idealnym rozwiązaniem jest zewnętrzne archiwum dokumentów, które zapewniając odpowiednie warunki przechowa i zabezpieczy nasze papiery.

archiwizacja-dokumentow-warszawa

Co jednak w przypadku, gdy chcemy mieć szybki dostęp do akt?

Przecież któregoś dnia będzie potrzebny jakiś dokument, akt, rachunek. W takim przypadku z pomocą przychodzi nam technologia. Nowoczesne archiwa skanują i zabezpieczają każdy dokument elektronicznie. Wszystkie akta dostępne są za pośrednictwem chmury internetowej, co pozwala z każdego miejsca przejrzeć, wydrukować i wprowadzić nowy dokument. Wyszukiwanie dokumentów powinno być oparte o OCR, czyli zamianą obrazka na treść, dzięki czemu możemy wyszukiwać dokumenty wg treści zawartych w środku.

Jak wybrać firmę archiwizacyjną?

W przypadku podjęcia decyzji o przechowywaniu dokumentów w zewnętrznej firmie powinniśmy przeanalizować kilka czynników, które związane są z archiwizacją. Po pierwsze warunki w jakich przechowywane są dokumenty. czy są przechowywane w klimatyzowanych pomieszczeniach, z zabezpieczeń alarmowym oraz w szafach przeciwogniowych. Inny bardzo ważny aspekt, to dostępność do dokumentów. Jeśli będziemy chcieli wydania dokumentu, czy firma archiwizacyjna potrafi szybko taki dokument odnaleźć i czy oferuje elektroniczny dostęp do akt.

archiwizacja

Cena nie jest najważniejsza.

Wielu przedsiębiorców kieruje się czynnikiem ceny przy wyborze archiwum dla swoich dokumentów. Nie zawsze takie podejście okazuje się ekonomiczne i efektywne. Często firmy przechowujące dokumenty oferują niską cenę za samą archiwizację, ale albo dokumenty są przechowywane w złych warunkach (np. nieodpowiednio zabezpieczone), albo istnieje cała lista dodatkowych usług, które są wyceniane bardzo drogo. Należy pamiętać, żeby w pakiecie z usługa archiwizacji papierowej był dostęp do dokumentów za pośrednictwem sieci. Skanowanie, archiwizacja elektroniczna, OCR powinna być częścią usługi archiwizacyjnej i nie podlegać dodatkowej opłacie.

Zapraszamy do korzystania zz kanałów video: webinaria.