HRL to usługi: outsourcing kadrowo-płacowy, księgowości, doradztwo personalne, szkolenia zawodowe: kursy kadrowo-płacowe, rekrutacja i selekcja pracowników

Poradnik i informacje

Nie ufaj ogłoszeniom o pracę i uważaj, gdzie wysyłasz CV.

W dobie braku odpowiedniej ilości miejsc pracy często zdarza się, że wysyłamy ogłoszenia gdzie popadnie. Niestety w naszym kraju firmy szukające pracowników nadal nie stosują standardów uczciwego traktowania kandydatów do pracy lub wręcz oszukują w samym procesie rekrutacji.

Brak przejrzystości w ogłoszeniach.

Ukrywanie się i podawanie danych wyłącznie firmy rekrutującej

W ogłoszeniach rekrutacyjnych pracodawcy ukrywają takie dane jak: nazwę firmy, dane kontaktowe, miejsca pracy itp.

kurs-kadry-i-place-warszawaCzytając tak okrojone ogłoszenie nie jest możliwa właściwa ocena pracodawcy. Wysyłamy nasze CV i nawet nie wiemy, czego oczekiwać. Sam pracodawca strzela sobie takim działaniem w stopę, bo otrzymuje masę CV, które są dla niego zupełnie niepotrzebne.

Jest to taka wymiana spamem – pracodawca spamuje Internet swoimi nieczytelnymi ogłoszeniami a kandydaci wysyłają często zupełnie bez sensu swoje CV. W efekcie wysyła się i przyjmuje wszystko co popadnie. A nóż trafi się jak w loterii jakaś okazja.

Rezultat nie jest najlepszy – pracodawca nie może zapoznać się nawet z połową wysłanych dokumentów a kandydat czeka tygodniami na odpowiedź, a czasami nigdy jej nie otrzymuje.

Ukrywanie zarobków.

Szanujący się pracodawca podaje wynagrodzenie (lub widełki tych wynagrodzeń) już w ogłoszeniu o pracę. W takich krajach jak np. Wielka Brytania jest to standard. W Polsce nadal panuje metoda ukrywania a wręcz wstydzenia się rozmawiania o pieniądzach. W trakcie spotkań kwalifikacyjnych prowadzi się testy na inteligencję, psychologiczne, sprawdza referencje, prowadzi kilka wielogodzinnych rozmów, ale o pieniądzach milczy się do samego końca. Działanie bez sensu, bo jest to marnowanie czasu kandydata jak i pracodawcy. Sprawy fundamentalne typu: zakres obowiązków, wymagane kwalifikacje oraz wynagrodzenie powinno być omawiane na samym początku a wręcz określone w ogłoszeniu o pracę.

Pracodawca nam nie wierzy.

pracownicyOd samego początku istnieje klimat nieufności. Swoją drogą kandydaci sobie na to zapracowali, ponieważ nagminnie kłamanie się w listach motywacyjnych (które są przesłodzone miłością do pracodawcy) i CV (w których wpisuje się cudowne kwalifikacje i umiejętności). Sam pracodawca nie jest jednak święty. Najczęściej w pierwszej kolejności sprawdza z kim ma do czynienia. Wertowanie serwisów społecznościowych, sprawdzanie for dyskusyjnych, weryfikowanie opinii o nas na podstawie takich czynników jak: zdjęcie w CV, wygląd samego CV lub nawet wieku czy płci absolutnie nie powinno mieć miejsca.

W jaki sposób pracodawcy nas sprawdzają? Zostawiamy mnóstwo śladów w Internecie. Wystarczy wpisać swój pseudonim, mail lub imię i nazwisko w cudzysłowu w Google i mamy cały zestaw informacji o nas. Pracodawca zanim sprawdzi nasze realne kwalifikacje ocenia nas wg własnego gustu.

Ukryte zamiary.

Niektóre zawody, mówiąc delikatnie nie cieszą się popularnością. Nie jest łatwo znaleźć pracowników np. na przedstawiciela handlowego jakiegoś śmieciowego, niewiele wartego produktu czy usługi. Pracodawcy lub firma rekrutująca mami nas ogłoszeniami, które tylko mają przyciągnąć naszą uwagę. Portale ogłoszeniowe zarzucone są więc ogłoszeniami typu: „kierownik sprzedaży”, „dyrektor regionu” itp, w których nie podaje się żadnych istotnych informacji a kryje się za tym najgorszego rodzaju akwizycja. Najczęściej kilka osób da się wciągnąć w te gierki.

Zły klimat w pracy.

agencja-pracy (2)Urywanie danych firmy może świadczyć, że ktoś chce ukryć poszukiwania nowych pracowników przed obecnymi osobami, które są zatrudnione. Takie postępowanie może nas w przyszłości również spotkać, jeśli podejmiemy tam pracę. Istnieje taka moda wśród niektórych polskich firm, że złego pracownika zwalania się bez rozmowy z nim o tym.Szuka się zamiennika i daje wypowiedzenie. Szczera rozmowa nie istnieje w świadomości niektórych szefów, w efekcie pracownik staje przed faktem dokonanym i nawet nie ma szans na poprawę. Takich firm i szefów lepiej unikać.

Osoby prowadzące rekrutację nie mają do tego żadnych kompetencji.

Niestety, ale to fakt znany z wielu rozmów kwalifikacyjnych. Najczęściej zdarza się wśród firm, które rzadko poszukują pracowników, ale często są wynikiem złego doboru osób weryfikujących kandydatów do pracy. Co możemy z tym faktem zrobić? Nic. Jedynie należy kontrolować własne emocje, zachować asertywność i być wyrozumiałym. Są sprawy, na które nie mamy wpływu.

Jak unikać błędów przy poszukiwaniu pracy?

  • Załóż nowy mail, wyłącznie na poczet rekrutacji lub sprawdź, czy Twój obecny adres do tego się nadaje. Nazwa samego maila (bez wulgaryzmów i dwuznaczności) oraz miejsca gdzie jest widoczny w sieci dużo o nas mówią podczas procesu rekrutacji.
  • Nie ufaj ogłoszeniom bez wyraźnych intencji pracodawcy. Sprawdź ile razy pracodawca publikował już to ogłoszenie (wystarczy wkleić w Google pierwsze zdanie z ogłoszenia).
  • Zasięgnij opinii o pracodawcy, ale nie ufaj serwisom, gdzie można mieć wpływ na opinie (pracodawcy sami je wstawiają). Najlepiej wpisz w Google „nazwa pracodawcy opinia” i zaznacz w opcjach ostatni miesiąc lub rok. Pomiń wszystkie portale, które można modyfikować, zerknij na fora dyskusyjne, ale uważaj na marketing szeptany stosowany nagminnie przez firmy.
  • Pytaj znajomych, idź do sekretariat firmy, porozmawiaj z dowolnym pracownikiem firmy. Zbieraj informacje, ale wszystko przepuszczaj przez sito własnej oceny.

Powodzenia w poszukiwaniu wymarzonej pracy.

Źródło: www.adtrade.com.pl  sprzedaż hurtowa oleju rzepakowego


Co to jest outsourcing.

Outsourcing.

Co to jest i jakie ma znaczenie dla przedsiębiorstw?

Nazwa outsourcing pochodzi ze zlepków angielskich wyrazów outside + resource + using. W ogólnym znaczeniu outsourcing oznacza przekazanie niektórych funkcji działalności przedsiębiorstwa do realizacji zewnętrznym firmom.

Głównym celem outsourcingu są: redukcja kosztów oraz przez wydzielenie uciążliwych dla firmy funkcji i przekazanie ich na zewnątrz skupienie się na właściwej działalności.

Inne powodu korzystania z outsourcingu to na przykład: zwolnienie zasobów firmy, zdobycie dostępu do zasobów, które firma sama nie może sobie zapewnić, poprawę jakości usług, podział ryzyka itp.

Branże najczęściej objęte usługami outsourcingu to:

outsourcing IT:

  •        konserwacje i naprawy sprzętu,
  •        rozwój aplikacji,
  •        przetwarzanie danych,

outsourcing usług pomocniczych:

  •        druk i reprografia,
  •        obsługa poczty,
  •        konsulting, szkolenia,
  •        obsługa w terenie,
  •        wsparcie klientów, zakupy,
  •        przetwarzanie transakcji,
  •        rachunkowość, realokacja zasobów ludzkich,
  •        rekrutacja, funkcje płacowo-kadrowe,
  •        usługi gastronomiczne,
  •        obsługa nieruchomości,
  •        ochrona fizyczna,
  •      reklama, marketing bezpośredni, telemarketing

 outsourcing z zakresu logistyki:

  •        kontrola spedycji,
  •        pośrednictwo spedycyjne,
  •        leasing,
  •        zarządzanie i prowadzanie bazy pojazdów.

Jak wygląda proces wyboru outsourcingu w firmach.

Kolejne kroku wyboru i wdrożenia usługi outsourcingu w przedsiębiorstwach:

  • Outsourcingokreślenie potrzeb firmy w zakresie outsourcingu
  • wyszukanie firm zajmujących się usługami, które chcemy przekazać na zewnątrz,
  • rozmowy z kierownictwem i głównymi zainteresowanymi stronami,
  • rozmowy z właściwym personelem, innymi pracownikami oraz osobami spoza firmy,
  • zaplanowanie całego procesu we własnej firmie: rozmowy z pracownikami, planowanie procesu przekazania usług, oszacowanie kosztów i zysków
  • wybór dostawców, zebranie ofert
  • rozmowy i negocjacje z dostawcami,
  • wprowadzenie usługi do firmy

Czy outsourcing zawsze się opłaca?

W niektórych przypadkach, szczególnie w przypadku wybrania złego dostawcy usług outsourcingowych istnieje ryzyko pewnych problemów. Najczęściej są to:

  • nieuzyskanie spodziewanych obniżek kosztów,
  • ogólne pogorszenie jakości realizacji funkcji dotychczas wykonywanej samodzielnie,
  • niepowodzenia w wypracowaniu relacji prawdziwej współpracy z dostawcą usług,
  • spory między klientem a dostawcą usługi, zwłaszcza dotyczące jakości usługi i wysokości wynagrodzenia,
  • niewykorzystanie szans z uzyskania większej operacyjnej elastyczności przy zaspokojeniu potrzeb klientów.
  • wystąpienie możliwości uzależnienia się od dostawcy,
  • niemożność zachowania wysokiej jakości przy dużym udziale obcych komponentów,
  • zatarcie obrazu firmy wśród klientów,
  • możliwość poniesienia strat wynikających z niesolidności kooperantów,
  • ujemne stosunki społeczne związane z redukcją personelu,
  • ryzyko wzrostu kosztów.

Inne błędy popełniane po wprowadzeniu usługi outsourcingu to najczęściej:

  •    niewłaściwy dobór kryteriów wyboru dostawcy, kierowanie się wyłącznie kryterium cenowym,
  •    słabe relacje nabywca-dostawca podczas życia projektu,
  •    nie stosowanie charakterystyki świadczonych usług
  •    nadmierna koncentracja na technologii i finansach, pomijanie aspektu personalnego,
  •    zbyt pośpiesznie przygotowywany kontrakt.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów.

Czy warto archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

Każda firma ma obowiązek przechowywać dokumenty przez pewien okres. Czas przechowywania zależy od samych dokumentów i ich ważności dla urzędów. Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na powierzenie dokumentacji firmie zewnętrznej. Pozwala to na zaoszczędzenie miejsca oraz zrzucenie pełnej odpowiedzialności za dokumenty na firmę archiwizującą.

Nowością jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich kopii w formie elektronicznej. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie dość, że mamy stały dostęp do dokumentów z każdego miejsca na ziemi, to jeszcze możemy drukować zapisywać i poprawić każdy dokument na dowolnym komputerze.

Jak wygląda proces archiwizacji elektronicznej.

obiegdokpol700

Po zebraniu dokumentacji w formie papierowej należy je dokładnie uporządkować oraz usunąć zbędne i niepotrzebne papiery. Następnym krokiem będzie przygotowanie folderów na komputerze z odpowiednio dobranymi nazwami, tak żeby późniejsze wyszukiwanie było proste i intuicyjne.

Kolejny etap to skanowanie dokumentów i zapis w formacje ogólnodostępnym (png, pdf…). Skanowanie i digitalizacja to proces żmudy i wymagający dużej dokładności. Każdy dokument należy dokładnie umieścić w skanerze, zeskanować i zapisać z odpowiednią nazwą w przypisanym dokumentom folderze. Często dokumenty muszą być dodatkowo szyfrowane, tak żeby dostęp do nich miały tylko i wyłącznie osoby uprawnione.

Wgrywanie dokumentów na serwer www i zdalny dostęp online.

Po zeskanowaniu dokumentów wprowadzamy wszystko na uprzednio przygotowany serwer, który obsługuje przygotowany serwis www do obsługi archiwizacji dokumentów online. Ważne jest szyfrowanie ssl, które zapewnia bezpieczeństwo serwera oraz odpowiednio przygotowane logowanie i hasła dla użytkowników, którym zostanie przydzielony dostęp.

Bezpieczeństwo danych przy zdalnym dostępie.

skanowanieKoniecznym warunkiem poprawnie prowadzonej archiwizacji elektronicznej dokumentów jest zachowanie pełnego bezpieczeństwa w dostępie do tych dokumentów. Zabezpieczenia przed włamaniem na serwer, szyfrowane połączenia, selektywna i ciągle weryfikowana lista użytkowników serwisu. Dane osobowe przechowywane w takim serwisie wymagają odpowiedniego zgłoszenia oraz wysokiej jakości zabezpieczeń.

Należy dodać, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest również honorowane przez większość urzędów, więc z czasem możemy spokojnie usunąć dokumenty papierowe i zaoszczędzić w dużej mierze na miejscu składowania i archiwizacji.


Techniki i metody rekrutacyjne

Odpowiednie techniki i metody rekrutacyjne.

Nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć, że praktycznie każda firma czy też instytucja stosuje własne metody rekrutacji, dlatego do spotkania z pracodawcą w sprawie praktyk, stażu czy też pracy powinniśmy się dobrze przygotować.

agencja-pracy (2)Przede wszystkim powinniśmy zebrać odpowiednie informacje dotyczące naszej osoby, potem powinniśmy zająć się analizą własnych zdolności i umiejętności, mocnych i słabych stron, sukcesów, porażek oraz przygotować się psychicznie do pracy w nowym przedsiębiorstwie.

Przyszły pracownik zawsze oceniany jest pod kątem posiadanej wiedzy, umiejętności czy też jej zastosowania i niezbędnych cech osobowych, które umożliwią osiągnięcie celów stawianych przez pracodawcę. Każdy pracodawca planuje odpowiednie metody selekcji, by sprawdzić, czy dany kandydat posiada kompetencje potrzebne do pracy na projektowanym stanowisku.

Etapy rekrutacji.

Tutaj warto podkreślić, że metody i etapy rekrutacji zależą od specyfiki danego stanowiska pracy a do najczęściej stosowanych etapów rekrutacji zaliczyć można:

Wstępna rekrutacja, jest to pierwszy etap odbywający się bez bezpośredniego udziału kandydatów. Jest to etap, gdzie następuje zebranie aplikacji, życiorysów zawodowych (CV), listów motywacyjnych i innych wymaganych przez firmę dokumentów.

Wywiad, jeżeli najlepsi kandydaci, spełniają wymagania formalne, otrzymują w kolejnym etapie zaproszenie na bezpośrednią rozmowę kwalifikacyjną. Tutaj w zależności od managera firmy, może być przeprowadzona zwykła rozmowa kwalifikacyjna lub test, czy to językowy, merytoryczny lub stosowanie specjalnych psychometrycznych i osobowościowych sprawdzianów.

Assessment Centre, to kolejny etap. Tutaj przechodzą najlepsi kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymogi formalne i kompetencyjne. Kolejny etap to rekrutacja, ma ona miejsce w firmie lub przedsiębiorstwie z najwyższym kierownictwem firmy albo z Assessment Centre. W tedy to najczęściej zapada decyzja o zatrudnieniu.

Techniki selekcyjne związane z zatrudnieniem:

  1. Analiza odpowiednich dokumentów aplikacyjnych.
  2. Rozmowa kwalifikacyjna i testy psychometryczne wraz z kwestionariuszem osobowości.
  3. Techniki Assessment Centre.

Na czym polega outsourcing HR?

Outsourcing HR.

Coraz więcej firm, osób, organizacji zdaje sobie sprawę z tego, że ich zysk nie wynika z samego faktu posiadania czegoś na własność. Tutaj po prostu trzeba głośno powiedzieć – BPO się opłaca.

hr-pracaOdpowiedni outsourcing to proces biznesowy i kolejny etap ewolucji oferty usług outsourcingowych. W obecnym czasie zlecanie na zewnątrz firmy usługowej, sprzątającej, ochroniarskiej czy transportowej jest już standardem. Obecnie można nawet zauważyć, że częściej oddaje się także w outsourcing firmy różne obszary związane z IT. Kolejny krok, który jest widoczny to powierzenia zewnętrznym dostawcom proces czysto biznesowy, związany na przykład z naliczaniem płac, obsługą kadrową, administracyjną czy księgowością.

Z kolei istotą zewnętrznej realizacji procesów biznesowych jest ich pełna obsługa w oparciu o zaawansowane narzędzia IT. Dlatego dla wielu klientów oznacza to, oprócz podstawowej usługi otrzymanie wartości dodanej w postaci kompleksowego wsparcia systemu informatycznego, np. SAP.

Możemy się zgodzić także z tym, że rozwój elastyczny to system obsługiwany przez wykwalifikowanych pracowników firmy outsourcingowej, oznacza to że istnieje ciągła optymalizacja obsługiwanych procesów. Śmiało stwierdzamy, że to wyższy stopień wtajemniczenia, nazywany transformational outsourcing. Szczególnie nadaje się w tak ciężkim i skomplikowanym obszarze, jakim jest obsługa procesów kadrowo-płacowych czy finansowych.

Nie zapominajmy też o tym, że partner outsourcingowy ponosi odpowiedzialność prawną i ekonomiczną za świadczone usługi, ale to pracodawca odpowiada za swoich pracowników, klientów i kontrahentów. Dlatego też, odpowiedni sposób realizacji usługi powinien być dla zleceniodawcy równie ważny, nie ma tu mowy o jakichkolwiek pomyłkach. Zawsze pamiętajmy o tym, że zarządzanie procesem biznesowym w odpowiednim systemie informatycznym podnosi jakość realizacji danej usługi.

Podsumowując

Outsourcing HR to proces biznesowy, który staje się coraz popularniejszy, gdyż firmy upatrują w BPO źródło oszczędności. Ale nie tylko, bo równie ważne są przesłanki związane z bezpieczeństwem informacji i utrzymaniem tajemnicy firmowej, mowa tu o wysokościach zarobków, zachowania wysokiej jakości realizowanych usług, uwolnieniu zasobów czy uzyskaniu czasu na realizację strategii firmy.

 


Outsourcing – moda czy metoda?

Na pytanie czy, outsourcing jest modą czy metodą? Odpowiadamy bez wahania – jest to już metoda. Jest to świetny sposób na optymalizację pewnych procesów zachodzących w każdej firmie..

agencja-pracyOczywiście należy mieć na uwadze, że zlecenie funkcji personalnej na zewnątrz wcale nie eliminuje wszystkich kłopotów z zarządzaniem personelem. Bowiem, szefowie nadal muszą wykonywać swoje kierownicze obowiązki.

Jednak dobrze by w przedsiębiorstwie była osoba odpowiedzialna za kontakty z firmą outsourcingową. Nie musimy chyba nikomu tłumaczyć, że monitorowanie usług realizowanych przez outsourcera czy dostarczanie danych na temat zmieniających się uwarunkowań, przekazywanie informacji zwrotnych dotyczących współpracy, to tak naprawdę podstawa. Bez działań tego typu bardzo trudno wyobrazić sobie sukces outsourcingu. Dlatego jest to konieczność, którą używają kadry kierownicze wielu przedsiębiorstw. Oczywiście outsourcing niczego nie załatwia, bo i tak będziemy musieli zajmować się sprawami personalnymi ale na pewno jest to rozwiązanie wspomagające daną firmę.

Jednak, wybierając odpowiedni outsourcing musimy mieć na uwadze szereg korzyści niemożliwych do osiągnięcia w inny sposób niż ułatwiający zarządzanie najcenniejszymi zasobami firmy. Dlatego obserwując rozwój tego biznesu trudno dziś nazywać go „modą”, gdyż wartość samych zysków szacuje się w milionach dolarów, więc samo to wskazuje na ,,metodę”, która jest po prostu popularna.

Powody dla których powinniśmy wybierać outsourcing:

– Możliwość pozwalająca optymalizować działanie przedsiębiorstwa i wkładać cały wysiłek w jego rozwój. Tak naprawdę mało kogo stać na szkolenie własnych służb finansowych czy też kadrowych tak, by sprawnie poruszały się w gąszczu nieustannie zmieniających się przepisów.

– Ogromne korzyści wynikających z korzystania z usług zewnętrznych w biznesie w pięciu podstawowych działach firm: payroll, sprzedaż, IT, personel i consulting.

– Wydzielanie odpowiednich działalności z struktury. Metoda ta jest bardzo dobrze znana i szeroko wykorzystywana w polskich firmach.

Na koniec warto powiedzieć, że zmiany gospodarcze – wymuszają na przedsiębiorstwach konieczność restrukturyzacji ich działalności. Wiąże się z to z kolei z potrzebą stosowania nowoczesnych metod zarządzania, takich właśnie jak – outsourcing. Najogólniej rzecz ujmując outsourcing polega, na przekazywaniu wydzielonych funkcji przedsiębiorstwa firmom zewnętrznym, dlatego jest idealną metodą na wprowadzenie stałej równowagi firmy.


Outsourcing sposób na kryzys.

Outsourcing sposób na kryzys.

Jak się można domyślić, wydzielenie odpowiednich funkcji personalnych na zewnątrz, tak naprawdę pomaga firmom w redukcji kosztów i przydaje się szczególnie w czasach spowolnienia gospodarczego. Powinniśmy jednak pamiętać, że wybór Outsourcing nie może być jedynym powodem, dla którego wybierzemy takie rozwiązanie.

rekrutacjaObecnie zlecanie zewnętrznym firmom zadań, za które odpowiedzialne do tej pory były wewnętrzne działy czy też kadry, i wynajmowanie przy tym ekspertów do realizacji projektów w miejscu zatrudnianych na stałe pracowników ds. HR staje się coraz bardziej popularne. Mogą świadczyć o tym same statystyki. Jak ukazują badania, które zostały przeprowadzone przez firmę IDC na zlecenie ADP w Polsce z roku na rok aż o 10 procent rośnie rynek outsourcingu w obszarze kadrowo-płacowym. Z kolei w 2009 roku wartość rynku outsourcingu w tym zakresie oceniana była na 304 mln zł, natomiast z badania przeprowadzonego w 2010 roku, wśród firm liczących od 30 do 2 tys. pracowników wynika, że w naszym kraju największym zainteresowaniem cieszy się outsourcing ale w zakresie szkoleń i rozwoju oraz w zakresie BHP.

Bardzo popularny jest także outsourcing rekrutacyjny, osiąga on bowiem aż 19 proc. firm. Natomiast usługa naliczania płac cieszy się powodzeniem u 10 proc. badanych – najrzadziej firmy kładą nacisk na outsourcing usługowy, tutaj jedynie 4 proc. przedsiębiorstw używa tej metody. Z kolei w roku 2012 badane firmy zostały zapytane o plany w zakresie outsourcingu funkcji HR. Wynik tutaj okazał się bardzo obiecujący, gdyż aż 40 proc. firm aktualnie posiada co najmniej jedną funkcję HR, która ma być ciągle rozszerzana o kolejne funkcje. Natomiast wśród firm jeszcze niekorzystających z outsourcingu to aż ponad 48 proc. planuje jego wprowadzenie.

Obecnie rynek outsourcingu cały czas się bardzo dynamicznie rozwija – najchętniej wybiera się tu rozwiązanie firmowe wraz z zagranicznym kapitałem, ale wśród rodzimych firm również widać coraz większe zainteresowanie.

Polscy pracodawcy także przekonują się do tego rodzaju usług, dlatego, bo zalet outsourcingu jest naprawdę wiele:

– Wiedza ekspercka i doświadczenie.

– Dostęp do najnowocześniejszej technologii, jakości i terminowości, odpowiedzialnej po stronie dostawcy.

– Redukcja kosztów, zbytecznych usług oraz dbałość o tak zwany efekt skali, który pozwala na optymalizację kosztów przy zachowaniu wysokiego poziomu realizowanych usług.

A więc na pytanie – To, ile zaoszczędzimy, korzystając z outsourcingu funkcji personalnych ? Odpowiadamy – jest to przede wszystkim kwestia indywidualna i zależy od specyfiki firmy oraz wybieranych usług i ich skali.


Kadry i płace na odległość.

Jak prowadzić kadry i płace na odległość?

Jak się możemy domyślić pełna obsługa działu kadrowo-płacowego wymaga przede wszystkim ciągłego śledzenia zmieniających się przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Dzięki takim ,,pospolitym” aktualizacjom są uwzględnione wszelkie zmiany dotyczące modułu Płac i Kadr, co zapewnia błyskawiczną reakcję na zmieniające się wymogi, ponadto aktualizacje, pomagają na swobodne prowadzenie kadrami na odległość.

agencja-pracyAplikacje, które są obecnie wszechobecne, wydatnie wspomagają obsługę kadrowo – płacową każdej firmy. Dzięki dobrze przemyślanym funkcjom praca jest naprawdę dobrze zautomatyzowana przez co minimalizowane jest niebezpieczeństwo pojawienia się jakiegoś niepożądanego błędu, podczas wykonywania operacji. Moduły te, są oczywiście w pełni zintegrowane z programami – Płatnik, co zapewnia wszystkie rozliczenia z ZUS.

Moduł Comarch ERP Optima Płace i Kadry umożliwia pracę na odległość poprzez:

– Zaewidencjonowanie odpowiednich pracowników z możliwością odnotowania przebiegu zatrudnienia oraz tworzenie struktury podległościowej. Ta z kolei ułatwia w prosty sposób zarządzanie kadrami w Comarch ERP Optima.

– Rozliczanie wypłat z uwzględnieniem czasu pracy, dodatków i akordów, importu oraz eksportu poprzez arkusz kalkulacyjny.

– Odpowiedni import danych kadrowych pracowników z Programu Płatnik, rozliczanie nieobecności z możliwością wydrukowania podstaw obliczeniowych dla urlopu czy też choroby oraz utrzymanie kontroli wykorzystania limitów nieobecności przez pracownika np. urlop wypoczynkowy.

– Odpowiedni wybór metody odnotowywania czasu pracy pracowników i ewidencjonowanie wraz z rozliczaniem czasu pracy w godzinach nocnych oraz nadliczbowych.

– Definiowanie i tworzenie korekt do zaksięgowanych list płac z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych i niestandardowych składników wypłat – nieobecności oraz limitów nieobecności.

– Powiązanie dodatków i umów cywilnoprawnych z listami płac oraz podział wynagrodzenia pracownika na wypłatę gotówkową lub przelew na konto bankowe.

– Rozliczanie umów cywilno-prawnych i wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-Deklaracje.

– Naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych oczywiście zgodnych z wzorami formularzy, sporządzanie deklaracji dla PFRON i wydruk pomocniczy do DEK-II i DEK-I-0 oraz wydruk pomocniczy do raportów GUS.

– Tworzenie i odpowiednie przesyłanie informacji do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli i archiwizacja wybranych formularzy kadrowych wraz z wypłatami za wskazany okres.

– Na koniec, przesyłanie list płac z odpowiednich baz kadrowo-płacowych.

 


Outsourcing kadrowo-płacowy czyli jakie korzyści dla pracodawcy?

Korzyści dla pracodawcy – outsourcing kadrowo-płacowy.

Nie trzeba nikomu tłumaczyć, że kadry i płace to główne działy każdego przedsiębiorstwa a ich poprawne funkcjonowanie w dużym stopniu wpływa na sukces całej firmy. Niestety ale nie każdy właściciel firmy potrafi poradzić sobie z prowadzeniem działów firmowych. Dlatego wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego może uprościć strukturę pionu finansowego firmy.

agencja-pracyJeśli pojawia się sytuacja, kiedy prowadzenie polityki kadrowej czy płacowej we własnej firmie najzwyczajniej w świecie nas przerasta, powinniśmy zastanowić się właśnie nad skorzystaniem z pomocy firm outsourcingowych. Gwarantujące nam nie tylko profesjonalną obsługę, ale także znajomość aktualnych norm prawnych, z czym wielu biznesmenów niestety sobie nie radzi.

Redukcja kosztów – dobry pomysł?     

Jak się może wydawać, zewnętrzny outsourcing najbardziej opłacalny finansowo jest w tedy, gdy posiadamy własny dział księgowy. Jednak nie musimy pamiętać, że wraz z zatrudnioną osobą, wzrastają koszty prowadzenia firmy, poza tym pracodawca musi zapewnić swoim pracownikom nie tylko solidną pensję, ale przede wszystkim odpowiednie warunki do pracy. Oczywiście możemy uniknąć tych obowiązków korzystając z outsourcingu.

Wprowadzenie firmy zewnętrznej także równa się kosztom opłaty pracowników i opłaty ich lokalu do pracy, jednak te koszty, dzielone są wśród wszystkich przedsiębiorców korzystających z ich usług i uwzględniane są w kosztach obsługi, co poprawia stabilność finansową firmy. Ogromną zaletą outsourcingu jest także fakt, że firmy zewnętrzne potrafią efektywnie wykorzystać czas pracy. Tutaj wewnętrzne działy księgowe czy też kadrowe pracują w odgórnie wyznaczonych godzinach, jedynie w nagłych przypadkach, kiedy ich pomoc jest potrzebna, może istnieć problem z mobilizowaniem tych właśnie działów do pracy.

Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy firma zewnętrzna pracuje wtedy, kiedy potrzebuje tego klient. W tedy nie ma znaczenia, czy konieczność działania nastąpi podczas weekendu czy innych dni wolnych.

Dlatego bardzo często środki przeznaczone na opłacenie rozwiązania outsourcingowego są o wiele niższe niż te, które musielibyśmy przeznaczyć na utrzymywanie własnych działów, nazywa się to – efektywne wykorzystanie czasu.

Początkowo outsourcingu był praktykowany głównie w firmach produkcyjnych zaliczających się do przemysłu motoryzacyjnego, obecnie spotykany jest w każdej firmie bez względu na jej rodzaj, model czy kapitał zakładowy.


Outsourcing HR w Polsce? Czy to opłacalne?

Na początku tego materiału stwierdzamy, że szkolenia czy rekrutacja w systemie outsourcingu, jest już na tyle sprawdzonym rozwiązaniem, że dla wielu firm jest to praktycznie system naturalny. Trochę inaczej sprawa wygląda, jeśli chodzi o outsourcing kadrowo-płacowy.

Dlaczego Outsourcing HR wciąż jest postrzegany w Polsce jako nowatorski i niestandardowy?

rekrutacja-pracowniczaPrzede wszystkim dlatego, gdyż Outsourcing HR to bardzo trudny proces. A czy firma go wykorzysta czy nie, zależy tylko od osoby zarządzającej i od poziomu mentalności biznesowej w firmie. Menedżerowie w naszym kraju przyzwyczaili się do myśli – że jeśli posiadają służby HR-owe, to dopiero wtedy zarządzają – a to, tak nie do końca funkcjonuje. Najlepiej posiadać część służb, natomiast resztę outsourców, ponieważ jest to koszt zatrudnionych ludzi, koszt wiedzy i przede wszystkim dostęp do skali przypadków, które się dzieją w otoczeniu. Z kolei wskaźnik adaptacji outsourcingu naliczania płac i administracji kadr dla ogółu firm w Polsce kształtuje się, zależnie od danego segmentu i branży, na poziomie od 5 do 10 procent – to właśnie wynika z badań przeprowadzanych przez firmę ADP. Tutaj podkreślmy, że w Europie, outsourcing kadr i płac od wielu lat jest popularnym modelem biznesowym a w samej Belgii korzysta z niego niemal 80 procent firm, a we Francji nawet około 40 procent.

Niestety ale firmy zagraniczne dużo łatwiej i chętniej decydują się na outsourcing – dlaczego?          

Odpowiedź jest prosta, manager firmy stara się walczyć z kosztami stałymi, które w dużej mierze, stanowią dla biznesu największy problem. Zasada jest jedna – jeśli koszt stały uda się zamienić na zmienny, to można go bez problemu dostosowywać do biznesu – także w obszarze personalnym.

brandingJednak należy podkreślić, że w ostatnim czasie dynamiczna sytuacja na rynku zaczyna doprowadzać do tego, że również i polskie firmy chętniej sięgają po to rozwiązanie. Tutaj popyt się zmienia, a to do niego należy dopasowywać wielkość zatrudnienia i to niezależnie od tego, ilu mamy pracowników w danym momencie, to wewnętrzne działy kadr muszą być na tyle rozbudowane, by być stale gotowe do obsługi zwiększonej liczby pracowników.

Dobrze jest pamiętać o tym, że współpracując z firmą zewnętrzną, koszt obsługi kadrowo-płacowej jest ściśle uzależniony od liczby pracowników a to oznacza, że jeśli firma administruje kadrami i nalicza płace w okresie zwiększonego popytu dla 300 pracowników, to firmie zewnętrznej będzie wyliczone wynagrodzenie za 300 pracowników z kolei gdy zatrudnienie w firmie spadnie – opłata za usługi będzie proporcjonalnie niższa.