HRL to usługi: outsourcing kadrowo-płacowy, księgowości, doradztwo personalne, szkolenia zawodowe: kursy kadrowo-płacowe, rekrutacja i selekcja pracowników

Sprawdzone metody przechowywania dokumentacji firmowej

Fachowa archiwizacja dokumentów to często spory problem dla firmy, która nie dysponuje wykwalifikowanym w tym zakresie personelem lub nie ma odpowiedniego miejsca, w którym istniałaby możliwość ich przechowywania. A prowadząc działalność gospodarczą należy pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej. Okres przechowywania jest uzależniony w dużej mierze od danych w niej zawartych, ale zwykle wynosi od 5 do 50 lat.

Profesjonalne przechowywanie dokumentów.

kartoteka-aktWszelka dokumentacja firmowa jest konieczna do przechowywania w oryginalnej postaci najlepiej w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. W jej usystematyzowaniu pomoże podzielenie na okresy rozliczeniowe. Pozwala to na szybkie i łatwe dotarcie do potrzebnego dokumentu. Odpowiednie sortowanie jest konieczne również w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, księgach rachunkowych, dokumentach inwentaryzacyjnych oraz sprawozdaniach finansowych. Oprócz posegregowania konieczne staje się również zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem papierów. Niekiedy dokumenty muszą być przechowywane przez kilkanaście lat, więc konieczne staje się nałożenie wszelkich starań, by nie wyblakły. Nadgryzione zębem czasu papiery uważa się za zniszczone, co w konsekwencji powoduje nałożenie kary pieniężnej. Istotna staje się również ochrona przed nieupoważnionym rozpowszechnieniem.

Co można przechowywać w formie elektronicznej?

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w formie papierowej. Dzięki nowelizacji ustawy o rachunkowości każdy właściciel firmy ma możliwość skorzystania z programów pozwalających prowadzić i przechowywać dokumentacje online. Podobne rozwiązanie cieszy się największą popularnością wśród nowoczesnych firm, którym zależy na optymalizacji procesu zarządzania. Z dowolnego miejsca na świecie za pomocą Internetu można pobrać potrzebne papiery.
Archiwizacja dokumentów sprawniej przebiega w formie elektronicznej. Aby jednak móc to robić w profesjonalny sposób należy zabezpieczyć się na wypadek utraty danych z komputera, na którym są one zapisane. Wymagane jest również systematyczne tworzenie kopii zapasowych na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych tak, aby zapis mógł przetrwać wymagany okres archiwizacji. W tym celu najkorzystniej jest wykupić licencję na użytkowanie programu rachunkowego, który został zaopatrzony w potrzebne funkcje.

archiwumNowelizacja ustawy o rachunkowości mówi, że zapis elektroniczny może obejmować księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Również wyciągi bankowe i polecenia księgowania mogą zostać zapisane na informatycznych nośnikach danych.
Właściwa archiwizacja dokumentów ma swoje bardzo istotne powody. Są konieczne do ukazania w chwili, gdy zażąda ich urząd. Odpowiednie podejście do tematu pozwoli zaoszczędzić rocznie nawet do kilku tysięcy złotych, które są zobowiązane opłacić działalności nieprzestrzegające ustawy o rachunkowości.