HRL to usługi: outsourcing kadrowo-płacowy, księgowości, doradztwo personalne, szkolenia zawodowe: kursy kadrowo-płacowe, rekrutacja i selekcja pracowników

All posts tagged Elektroniczna archiwizacja dokumentów

Elektroniczna archiwizacja dokumentów.

Categories: Archiwizacja
Możliwość komentowania Elektroniczna archiwizacja dokumentów. została wyłączona

Czy warto archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

Każda firma ma obowiązek przechowywać dokumenty przez pewien okres. Czas przechowywania zależy od samych dokumentów i ich ważności dla urzędów. Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na powierzenie dokumentacji firmie zewnętrznej. Pozwala to na zaoszczędzenie miejsca oraz zrzucenie pełnej odpowiedzialności za dokumenty na firmę archiwizującą.

Nowością jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich kopii w formie elektronicznej. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie dość, że mamy stały dostęp do dokumentów z każdego miejsca na ziemi, to jeszcze możemy drukować zapisywać i poprawić każdy dokument na dowolnym komputerze.

Jak wygląda proces archiwizacji elektronicznej.

obiegdokpol700

Po zebraniu dokumentacji w formie papierowej należy je dokładnie uporządkować oraz usunąć zbędne i niepotrzebne papiery. Następnym krokiem będzie przygotowanie folderów na komputerze z odpowiednio dobranymi nazwami, tak żeby późniejsze wyszukiwanie było proste i intuicyjne.

Kolejny etap to skanowanie dokumentów i zapis w formacje ogólnodostępnym (png, pdf…). Skanowanie i digitalizacja to proces żmudy i wymagający dużej dokładności. Każdy dokument należy dokładnie umieścić w skanerze, zeskanować i zapisać z odpowiednią nazwą w przypisanym dokumentom folderze. Często dokumenty muszą być dodatkowo szyfrowane, tak żeby dostęp do nich miały tylko i wyłącznie osoby uprawnione.

Wgrywanie dokumentów na serwer www i zdalny dostęp online.

Po zeskanowaniu dokumentów wprowadzamy wszystko na uprzednio przygotowany serwer, który obsługuje przygotowany serwis www do obsługi archiwizacji dokumentów online. Ważne jest szyfrowanie ssl, które zapewnia bezpieczeństwo serwera oraz odpowiednio przygotowane logowanie i hasła dla użytkowników, którym zostanie przydzielony dostęp.

Bezpieczeństwo danych przy zdalnym dostępie.

skanowanieKoniecznym warunkiem poprawnie prowadzonej archiwizacji elektronicznej dokumentów jest zachowanie pełnego bezpieczeństwa w dostępie do tych dokumentów. Zabezpieczenia przed włamaniem na serwer, szyfrowane połączenia, selektywna i ciągle weryfikowana lista użytkowników serwisu. Dane osobowe przechowywane w takim serwisie wymagają odpowiedniego zgłoszenia oraz wysokiej jakości zabezpieczeń.

Należy dodać, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest również honorowane przez większość urzędów, więc z czasem możemy spokojnie usunąć dokumenty papierowe i zaoszczędzić w dużej mierze na miejscu składowania i archiwizacji.