Godziny pracy Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@hrl.pl Zadzwoń +48 530302022

Archiwizacja dokumentów jak to robić?

Stosy papierów od zawsze gromadzą się na biurkach, ale jeżeli zastosuje się odpowiedni system z łatwością można nad nimi zapanować. W końcu wyuczenie się sortowania, segregowania i odkładania ich na miejsce nie jest zadaniem ponad możliwości. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach bądź wieszać na specjalnych stelażach. A osoby, które potrzebują mieć biurko zawsze pod ręką mogą korzystać z przenośnych koszy lub walizek. Za podstawowe narzędzia pozwalające zachować porządek uważa się wszelkiego typu segregatory, półki, skoroszyty czy pojemniki na dokumenty.

Co można wykorzystać do przechowywania akt?

Do systemów przechowywania bieżących dokumentów najlepiej służą: zawieszane teczki i skoroszyty, segregatory, kuwety, stojące otwarte pojemniki czy walizki do przenoszenia dokumentów.
Trzeba mieć na uwadze, że różne sposoby przechowywania dokumentów mają swoje plusy i minusy. Jednak dotarcie do ważnego pisma urzędowego które będzie leżało pod stosem innych na biurku będzie cięższe jeżeli nie zadba się o odpowiednią archiwizację. Najkorzystniej jest wypracować swój własny system znaczników dla określenia rodzaju dokumentu. Wtedy wystarczy jedno spojrzenie na charakterystyczną kolorową przylepkę z napisem, by wiedzieć, co konkretnie mieści się w teczce.
W biurach swoje zadanie dobrze spełniają stojące skoroszyty i segregatory. Ich niezaprzeczalnym plusem jest przejrzystość w przechowywaniu dokumentów, ale odszukanie odpowiedniego pochłania więcej czasu niż przy zastosowaniu systemów zawieszanych. Dostępne są w sprzedaży zawieszane teczki i skoroszyty, które umożliwiają oznaczenie rodzaju przechowywanych akt. W okienkach opisowych wpisuje się hasłowo najważniejsze informacje dotyczące zawartości.

W jaki sposób można oznaczyć zawartość teczek, skoroszytów itp.?

Pierwszym, który narzuca się na myśl jest spis alfabetyczny. Bardzo często stosowany jest do segregacji całej dokumentacji klientów czy dostawców w wielu firmach. Dodatkowo w usystematyzowaniu papierów pomagają przekładki z tabulatorami, teczki czy koszulki. Tym sposobem można jeszcze wydzielić całą korespondencję od umów czy ogólnych ustaleń współpracy. Stosowanym równie często sposobem co alfabetyczny jest system mieszany. Segregacja alfanumeryczna umożliwia podział dokumentów alfabetycznie i dodatkowo kodowane są one numerem. Ostatnim, ale równie ważnym jest sposób numeryczny. Pozwala na podział papierów, np.: pod kątem rejonizacji i dokumenty są sortowane kodami pocztowymi lub datami.

Zapanuj nad chaosem na biurku

Biorąc pod uwagę bogactwo asortymentu hurtowni z artykułami papierniczymi możesz bez większego trudu wprowadzić porządek i w dokumentacji i Twojej firmy. W zapanowanie nad chaosem organizacyjnym pomoże Ci zastosowanie przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów. Wszelkie postępowanie z dokumentacją jest ściśle uregulowane prawem. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zarówno w wersji elektronicznej i papierowej.

Fachowa archiwizacja dokumentów to często spory problem dla firmy, która nie dysponuje wykwalifikowanym w tym zakresie personelem lub nie ma odpowiedniego miejsca, w którym istniałaby możliwość ich przechowywania. A prowadząc działalność gospodarczą należy pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej. Okres przechowywania jest uzależniony w dużej mierze od danych w niej zawartych, ale zwykle wynosi od 5 do 50 lat.

Profesjonalne przechowywanie dokumentów.

Wszelka dokumentacja firmowa jest konieczna do przechowywania w oryginalnej postaci najlepiej w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. W jej usystematyzowaniu pomoże podzielenie na okresy rozliczeniowe. Pozwala to na szybkie i łatwe dotarcie do potrzebnego dokumentu. Odpowiednie sortowanie jest konieczne również w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, księgach rachunkowych, dokumentach inwentaryzacyjnych oraz sprawozdaniach finansowych. Oprócz posegregowania konieczne staje się również zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem papierów. Niekiedy dokumenty muszą być przechowywane przez kilkanaście lat, więc konieczne staje się nałożenie wszelkich starań, by nie wyblakły. Nadgryzione zębem czasu papiery uważa się za zniszczone, co w konsekwencji powoduje nałożenie kary pieniężnej. Istotna staje się również ochrona przed nieupoważnionym rozpowszechnieniem.

Co można przechowywać w formie elektronicznej?

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w formie papierowej. Dzięki nowelizacji ustawy o rachunkowości każdy właściciel firmy ma możliwość skorzystania z programów pozwalających prowadzić i przechowywać dokumentacje online. Podobne rozwiązanie cieszy się największą popularnością wśród nowoczesnych firm, którym zależy na optymalizacji procesu zarządzania. Z dowolnego miejsca na świecie za pomocą Internetu można pobrać potrzebne papiery.
Archiwizacja dokumentów sprawniej przebiega w formie elektronicznej. Aby jednak móc to robić w profesjonalny sposób należy zabezpieczyć się na wypadek utraty danych z komputera, na którym są one zapisane. Wymagane jest również systematyczne tworzenie kopii zapasowych na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych tak, aby zapis mógł przetrwać wymagany okres archiwizacji. W tym celu najkorzystniej jest wykupić licencję na użytkowanie programu rachunkowego, który został zaopatrzony w potrzebne funkcje.

Nowelizacja ustawy o rachunkowości mówi, że zapis elektroniczny może obejmować księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Również wyciągi bankowe i polecenia księgowania mogą zostać zapisane na informatycznych nośnikach danych.
Właściwa archiwizacja dokumentów ma swoje bardzo istotne powody. Są konieczne do ukazania w chwili, gdy zażąda ich urząd. Odpowiednie podejście do tematu pozwoli zaoszczędzić rocznie nawet do kilku tysięcy złotych, które są zobowiązane opłacić działalności nieprzestrzegające ustawy o rachunkowości.