Godziny pracy Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@hrl.pl Zadzwoń +48 530302022

Archiwizacja dokumentów online

Potrzeba archiwizowania i przechowywania dokumentów to problem przed którym staje coraz więcej przedsiębiorców. Wszystko za sprawą przepisów, które każą przechowywać dokumenty w stanie nienaruszonym przez wiele lat. ZUS, urząd skarbowy wręcz nakładają taki obowiązek.

W przypadku małych firm nie ma problemu ze znalezieniem miejsca na dokumenty, ale co mają zrobić duże przedsiębiorstwa, które praktycznie każdego dnia gromadzą dodatkowe akta i dokumenty zalegające w całej firmie? Idealnym rozwiązaniem jest zewnętrzne archiwum dokumentów, które zapewniając odpowiednie warunki przechowa i zabezpieczy nasze papiery.

Co jednak w przypadku, gdy chcemy mieć szybki dostęp do akt?

Przecież któregoś dnia będzie potrzebny jakiś dokument, akt, rachunek. W takim przypadku z pomocą przychodzi nam technologia. Nowoczesne archiwa skanują i zabezpieczają każdy dokument elektronicznie. Wszystkie akta dostępne są za pośrednictwem chmury internetowej, co pozwala z każdego miejsca przejrzeć, wydrukować i wprowadzić nowy dokument. Wyszukiwanie dokumentów powinno być oparte o OCR, czyli zamianą obrazka na treść, dzięki czemu możemy wyszukiwać dokumenty wg treści zawartych w środku.

Jak wybrać firmę archiwizacyjną?

W przypadku podjęcia decyzji o przechowywaniu dokumentów w zewnętrznej firmie powinniśmy przeanalizować kilka czynników, które związane są z archiwizacją. Po pierwsze warunki w jakich przechowywane są dokumenty. czy są przechowywane w klimatyzowanych pomieszczeniach, z zabezpieczeń alarmowym oraz w szafach przeciwogniowych. Inny bardzo ważny aspekt, to dostępność do dokumentów. Jeśli będziemy chcieli wydania dokumentu, czy firma archiwizacyjna potrafi szybko taki dokument odnaleźć i czy oferuje elektroniczny dostęp do akt.

Cena nie jest najważniejsza.

Wielu przedsiębiorców kieruje się czynnikiem ceny przy wyborze archiwum dla swoich dokumentów. Nie zawsze takie podejście okazuje się ekonomiczne i efektywne. Często firmy przechowujące dokumenty oferują niską cenę za samą archiwizację, ale albo dokumenty są przechowywane w złych warunkach (np. nieodpowiednio zabezpieczone), albo istnieje cała lista dodatkowych usług, które są wyceniane bardzo drogo. Należy pamiętać, żeby w pakiecie z usługa archiwizacji papierowej był dostęp do dokumentów za pośrednictwem sieci. Skanowanie, archiwizacja elektroniczna, OCR powinna być częścią usługi archiwizacyjnej i nie podlegać dodatkowej opłacie.

Stosy papierów od zawsze gromadzą się na biurkach, ale jeżeli zastosuje się odpowiedni system z łatwością można nad nimi zapanować. W końcu wyuczenie się sortowania, segregowania i odkładania ich na miejsce nie jest zadaniem ponad możliwości. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach bądź wieszać na specjalnych stelażach. A osoby, które potrzebują mieć biurko zawsze pod ręką mogą korzystać z przenośnych koszy lub walizek. Za podstawowe narzędzia pozwalające zachować porządek uważa się wszelkiego typu segregatory, półki, skoroszyty czy pojemniki na dokumenty.

Co można wykorzystać do przechowywania akt?

Do systemów przechowywania bieżących dokumentów najlepiej służą: zawieszane teczki i skoroszyty, segregatory, kuwety, stojące otwarte pojemniki czy walizki do przenoszenia dokumentów.
Trzeba mieć na uwadze, że różne sposoby przechowywania dokumentów mają swoje plusy i minusy. Jednak dotarcie do ważnego pisma urzędowego które będzie leżało pod stosem innych na biurku będzie cięższe jeżeli nie zadba się o odpowiednią archiwizację. Najkorzystniej jest wypracować swój własny system znaczników dla określenia rodzaju dokumentu. Wtedy wystarczy jedno spojrzenie na charakterystyczną kolorową przylepkę z napisem, by wiedzieć, co konkretnie mieści się w teczce.
W biurach swoje zadanie dobrze spełniają stojące skoroszyty i segregatory. Ich niezaprzeczalnym plusem jest przejrzystość w przechowywaniu dokumentów, ale odszukanie odpowiedniego pochłania więcej czasu niż przy zastosowaniu systemów zawieszanych. Dostępne są w sprzedaży zawieszane teczki i skoroszyty, które umożliwiają oznaczenie rodzaju przechowywanych akt. W okienkach opisowych wpisuje się hasłowo najważniejsze informacje dotyczące zawartości.

W jaki sposób można oznaczyć zawartość teczek, skoroszytów itp.?

Pierwszym, który narzuca się na myśl jest spis alfabetyczny. Bardzo często stosowany jest do segregacji całej dokumentacji klientów czy dostawców w wielu firmach. Dodatkowo w usystematyzowaniu papierów pomagają przekładki z tabulatorami, teczki czy koszulki. Tym sposobem można jeszcze wydzielić całą korespondencję od umów czy ogólnych ustaleń współpracy. Stosowanym równie często sposobem co alfabetyczny jest system mieszany. Segregacja alfanumeryczna umożliwia podział dokumentów alfabetycznie i dodatkowo kodowane są one numerem. Ostatnim, ale równie ważnym jest sposób numeryczny. Pozwala na podział papierów, np.: pod kątem rejonizacji i dokumenty są sortowane kodami pocztowymi lub datami.

Zapanuj nad chaosem na biurku

Biorąc pod uwagę bogactwo asortymentu hurtowni z artykułami papierniczymi możesz bez większego trudu wprowadzić porządek i w dokumentacji i Twojej firmy. W zapanowanie nad chaosem organizacyjnym pomoże Ci zastosowanie przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów. Wszelkie postępowanie z dokumentacją jest ściśle uregulowane prawem. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zarówno w wersji elektronicznej i papierowej.