Godziny pracy Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@hrl.pl Zadzwoń +48 530302022

Archiwizacja dokumentów

Oferujemy usługę archiwizacji dokumentów w formie papierowej i elektronicznej.

Jesteśmy firmą, która zajmuje się  archiwizowaniem i przechowywaniem wszelkiej maści dokumentacji.

Do indywidualnych potrzeb usług archiwizacji i przechowywania dokumentów w naszym profesjonalnym magazynie Twoja firma:

  • W znacznym stopniu zwiększy swoją przestrzeń użytkową w biurach.
  • Uporządkuje swoje zasoby archiwalne i zapewni przy tym odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa danym, które podlegają ochronie prawnej i tajemnicy biznesowej.
  • Ograniczy w sposób naturalny koszty związane z pracą archiwistów i magazynierów oraz sprzętu oraz systemu informatycznemu.
  • Oraz przechowa dokumenty w zewnętrznym archiwum.

Archiwizacja dokumentów oraz elektroniczny obieg i dostęp online:

Nasza oferta obejmuje segregowanie dokumentów, usuwanie niepotrzebnych papierów, porządkowanie akt i dokumentów, skanowanie i korektę elektroniczną, OCR (zamienianie tekstu do formy edytowalnej). W kolejnym kroku umieszczamy dokumenty w naszym serwisie archiwizacji elektronicznej. Szyfrowanie SSL i kontrolowany dostęp zapewnia pełne bezpieczeństwo dokumentów.

Za pośrednictwem panelu mają Państwo stały dostęp online przez stronę www do wszystkich dokumentów. Bez problemów można przeglądać, edytować, drukować, dodawać i usuwać wszystkie dokumenty. Stale wykonywany backup zabezpiecza wszystkie archiwa, więc nawet w przypadku kłopotów mamy zawsze bezpieczne zachowywanie dokumentów.

Po zdecydowaniu się na naszą firmę w pierwszej kolejności przyjedziemy bezpośrednio do siedziby Państwa firmy, by spakować dokumenty do specjalnie przystosowanych kartonów, a następnie szybko i bezpiecznie przewieziemy je do naszego nowoczesnego archiwum. Tak zaczyna się każda archiwizacja dokumentów.

Z kolei w naszym archiwum:

W odpowiedni sposób uporządkujemy i sklasyfikujemy dokumenty wg poszczególnych kategorii, sporządzimy do tego kompleksową ewidencję papierową i elektroniczną, stworzymy odpowiedni zabezpieczony system elektronicznych danych. Uporządkujemy wg kategorii dokumenty, kolejno spakujemy je w specjalne, kartonowe pudła archiwizacyjne z wieczkiem ułatwiającym szybki dostęp do zawartości. Wszystkie pudła umieścimy w specjalistycznych i przestronnych pomieszczeniach, w których panują optymalne warunki do przechowywania dokumentacji.

Archiwizowanie w formie tradycyjnej:

Nasza firma może pochwalić się najwyższymi standardami bezpieczeństwa przechowywania dokumentacji.

Aby zagwarantować Państwa firmie pewność bezpieczeństwa przechowywanym dokumentów, używamy najwyższych standardów bezpieczeństwa. Archiwizacja dokumentów w naszej firmie to między innymi:

– Przede wszystkim przechowujemy wszystkie dokumenty w pomieszczeniach wyposażonych w system monitoringu oraz w nowoczesną instalację przeciwpożarową.

– Kolejno w naszym magazynie panuje optymalna temperatura, poziom wilgotności i natężenia światła.

– Zapewniamy także dokumentom anonimowość, umieszczają je w pudłach opatrzonych kodem kreskowym, które zapewniają jednocześnie szybko identyfikację.

– Dodatkowo zwiększamy poziom bezpieczeństwa dokumentów – pudła umieszczamy na półkach magazynu losowo w celu dywersyfikacji lokalizacji wrażliwych danych.

Zapewniamy pełen dostęp do wszystkich dokumentów za pośrednictwem strony www.

Pełne zabezpieczenie dostępu do dokumentów (szyfrowane połączenie). Dowolna edycja, dodawanie, usuwanie, zapisywanie i drukowanie dokumentów.

Archiwizacja akt osobowych.

Nasza oferta skierowana jest przede wszystkim do wszystkich instytucji, niezależnie od ich formy własności, wielkości czy też gałęzi gospodarki, dla których ważny jest porządek w dokumentacji i bardzo szybki dostęp do zawartych w nich informacji. Nasze usługi są kompleksowe, obejmują wszystkie prace, począwszy od organizacji archiwum składnicy akt, poprzez archiwizację, brakowanie po zniszczenie wydzielonych dokumentów.

Posiadamy 15-letnie doświadczenie w tej branży, z kolei nasi pracownicy to zespół w pełni profesjonalnych archiwistów, mających wykształcenie wyższe oraz ukończone kursy archiwalne.

Przez ostatnie lata zorganizowaliśmy od podstaw Archiwum osobowe, umieszczając w nim kilkadziesiąt tysięcy uporządkowanych przez nas akt tego typu. Dlatego stworzyliśmy także program komputerowy do bardzo szybkiego wyszukiwania dokumentów. Nasza firma Akta, oferuje atrakcyjne ceny a na życzenie klientów bezpłatne oferty kosztorysowe, po uprzedniej lustracji archiwum czy składnicy akt. Nasze oferty są dostosowane do indywidualnych wymagań naszych klientów.

Archiwizacja danych.

Nie trzeba się domyślać stwierdzenia, że najlepszym sposobem na ochronę posiadanych danych stanowi systematyczna archiwizacja danych. Dlatego nasza firma Akta ma przyjemność przedstawić Państwu System archiwizacji danych, który stanowi kompleksowe i w pełni zautomatyzowane rozwiązanie. System został opracowany przede wszystkim z myślą o firmach i instytucjach, dla których ochrona danych stanowi najwyższą wartość, dobrym przykładem może być biuro księgowe. System archiwizacji danych Akta – to nie tylko wygoda, ale także oszczędność czasu i pieniędzy.

System archiwizacji danych Akta obejmuje:

  • – Najwyższy poziom ochrony Państwa danych.
  • – Wykonywanie kopii zapasowych plików, dokumentów, zdjęć w celu zabezpieczenia ich przed utratą.
  • – Automatyczny szyfr i przesyłkę w bezpieczne miejsce bezcennych dla Państwa informacji.
  • – A w razie nieoczekiwanej awarii gwarantuje natychmiastowe odzyskanie wszystkich danych z utworzonej kopii zapasowej.

Elementy Naszej Oferty:

Opracowujemy zasady bezpieczeństwa danych w firmie, zajmujemy się projektowaniem, w ramach istniejącej infrastruktury sieciowej system archiwizacji danych, tworzymy procedury awaryjnego odzyskiwania danych z kopii bezpieczeństwa. W naszych usługach znajdą państwo także, kresowy backup danych w formie zaszyfrowanej na zewnętrznym serwerze firmy oraz przesyłanie danych w bezpiecznych tunelach VPN a poddane dokumenty archiwizacji są szyfrowane przed wysłaniem ich do serwera firmy – tutaj dostęp do nich ma tylko właściciel specjalnego klucza.

Archiwizacja danych, jak to wygląda:

W procesie archiwizacji kopie zapasowe i kopie przyrostowe elektronicznych zbiorów danych tworzone są co 1 lub 2 dni na serwerze archiwizacji wewnętrznej. Z kolej operacja wewnętrzna na serwerze, gdzie dane zostają wysłane po uprzednim zaszyfrowaniu – tunelem SSH do specjalnie zabezpieczonego serwera firmy jest wykonywana co najmniej raz w tygodniu. Z kolei raz w miesiącu na życzenie danego klienta zaszyfrowane kopie zostają nagrane na nośnik DVD i przesłane do Klienta. Kopie zapasowe oczywiście należy okresowo sprawdzać pod kątem ich przydatności do odtworzenia w przypadku awarii systemu.

Szyfrowanie:

Tutaj sytuacja wygląda następująco: Dane podawane archiwizacji są w odpowiedni sposób szyfrowane częścią publiczną klucza asymetrycznego przed wysłaniem ich do serwera firmy. Nie mamy tutaj dostępu do treści zaszyfrowanych danych oraz nie ma tu możliwości ich odszyfrowania, dlatego częścią prywatną klucza dysponuje właściciel archiwizowanych danych naszej firmy a klucz ten dodatkowo zabezpieczony jest hasłem.

Archiwizowanie dokumentacji zakładowej.

Odpowiednia archiwizacja akt czy też zarządzanie dokumentacją na różnego typu nośnikach jest odzwierciedleniem sposobu funkcjonowania naszej firmy. Dla klientów wykonujemy bezproblemowe i w pełni kompleksowe prace archiwizacyjne zgodne z wymogami Archiwum Państwowego, co potwierdzone jest stosownym certyfikatem. Zakres naszych usług jest równy porządkowaniu zasobów archiwalnych, klasyfikacja aktowa, opracowywanie dokumentacji i staranna segregacja dokumentów zakładowych. Na życzenie sporządzamy ewidencje akt lub spisów zdawczo – odbiorczych. Do każdego klienta podchodzimy indywidualnie, dlatego uwzględniamy jego potrzeby, jako główny motyw przewodniczy naszej firmy.

Niszczenie dokumentacji.

Oprócz tworzenia archiwum i przetrzymywania dokumentów firm, zajmujemy się także niszczeniem dokumentacji. Nasi klienci dostają od nas transport, który odbiera od nich akta, z dogodnego miejsca i w dogodnym terminie. Kolejno profesjonalna utylizacja akt prowadzona jest ze szczególną starannością i zgodnie z wszystkimi obowiązującymi normami. Po utylizowaniu dokumentów, bez żadnych dodatkowych opłat, gwarantujemy Państwu certyfikat zniszczenia akt.

Napisz do nas

Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu. Nasz konsultant odpowie na Państwa pytania w ciągu 6 godzin. 

Email info@hrl.pl

Zadzwoń+1-3454-5678-77