Godziny pracy Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@hrl.pl Zadzwoń +48 530302022

Czy outsourcing kadr i płac jest korzystny?

Ostatnie lata pokazują, że z usług firm zewnętrznych w prowadzeniu spraw kadrowych i płacowych korzysta coraz więcej przedsiębiorstw. Obserwuje się również, że kryzys spotęgował to zjawisko. Taki stan rzeczy nie powinien dziwić, ponieważ pozwala zredukować etaty i pozbyć się wielu obowiązków. Trzeba mieć jednak na uwadze że oddanie kadr i płac firmom z zewnątrz nie zwalnia z odpowiedzialności za prawidłowe ich prowadzenie.

Czy outsourcing kadr i płac może przynieść korzyści finansowe?

Zawiłości polskiego systemu prawnego, ciągłe wprowadzanie zmian przepisów i równe częste niejednoznaczne ich brzmienie nierzadko wymuszają konieczność przyjmowania specjalistów do wewnętrznego działu finansowego czy kadrowo-płacowego. To z kolei wymaga od pracodawcy obstawienia dodatkowych etatów . Innym rozwiązaniem, które z miesiąca na miesiąc budzi coraz większe zainteresowane jest outsourcing kadr i płac. Zadania zlecane są firmie zewnętrznej. Co prawda wewnętrzny dział personalny jest kosztowny, ale zapewnia kontrolę i bezpieczeństwo.

Jednak dopiero outsourcing pozwala skupić swoje myśli i energie na biznesie. Uwalnia menedżerów od czasochłonnych zadań administracyjnych. Zmniejsza poziom zatrudnienia i wszelkie koszty powiązane ze szkoleniem pracowników, które byłyby koniecznością w przypadku prowadzenia wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Od przedsiębiorstw wymagane jest przestrzeganie wszelkich wymogów prawnych i wcielanie w życie przepisów po ich aktualizacji. W tym celu koniecznością staje się regularne szkolenie personelu z zakresu zmian prawnych.

Outsourcing kadr i płac zmniejsza nakłady na szkolenia i utrzymanie bazy technicznej. Wszelką potrzebną dokumentacją zajmuje się zewnętrzna działalność, której zostanie zlecone to zadanie. Do obowiązków należy nie tylko prowadzenie działu kadrowo-płacowego, ale i archiwizacja dokumentów firmowych. Wiele z nich zapewnia również regularne doradztwo dla zarządu – wszelkiego typu raporty, zestawienia czy też porady. Dodatkowo można liczyć, że przy długotrwałej współpracy ulegną zmianie koszty związane z korzystaniem z dalszych usług.

Korzyści dla firmy.

Outsourcing kadr i płac jest w stanie przynieść firmie wiele korzyści, przede wszystkim na tle redukcji kosztów zatrudnienia pracowników. Jednak koniecznością staje zdawanie sobie sprawy z pewnych zagrożeń jakie ze sobą niesie. Korzystając z usług zewnętrznych firm traci się kontrolę nad ważnymi obszarem – sprawami powiązanymi z kadrami i płacami a są to wyjątkowo newralgiczne elementy każdej działalności. Poza firmę wypływają istotne dane dotyczące jej prosperowania jak, np.: dane osobowe pracowników czy wysokość ich zarobków. Warto również zdawać sobie sprawę, że w razie jakichkolwiek problemów z nienależytym wywiązaniem się z obowiązków przez firmę outsourcingową to pracodawca jest pociągany do odpowiedzialności. Jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi odszkodowana lub też opłacenia mandatu PIP. Co prawda może później dochodzić do odszkodowania od firmy, ale wiąże się to z dodatkowym stresem.

Nie trzeba nikomu tłumaczyć, że kadry i płace to główne działy każdego przedsiębiorstwa a ich poprawne funkcjonowanie w dużym stopniu wpływa na sukces całej firmy. Niestety ale nie każdy właściciel firmy potrafi poradzić sobie z prowadzeniem działów firmowych. Dlatego wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego może uprościć strukturę pionu finansowego firmy.

Jeśli pojawia się sytuacja, kiedy prowadzenie polityki kadrowej czy płacowej we własnej firmie najzwyczajniej w świecie nas przerasta, powinniśmy zastanowić się właśnie nad skorzystaniem z pomocy firm outsourcingowych. Gwarantujące nam nie tylko profesjonalną obsługę, ale także znajomość aktualnych norm prawnych, z czym wielu biznesmenów niestety sobie nie radzi.

Redukcja kosztów – dobry pomysł?     

Jak się może wydawać, zewnętrzny outsourcing najbardziej opłacalny finansowo jest w tedy, gdy posiadamy własny dział księgowy. Jednak nie musimy pamiętać, że wraz z zatrudnioną osobą, wzrastają koszty prowadzenia firmy, poza tym pracodawca musi zapewnić swoim pracownikom nie tylko solidną pensję, ale przede wszystkim odpowiednie warunki do pracy. Oczywiście możemy uniknąć tych obowiązków korzystając z outsourcingu.

Wprowadzenie firmy zewnętrznej także równa się kosztom opłaty pracowników i opłaty ich lokalu do pracy, jednak te koszty, dzielone są wśród wszystkich przedsiębiorców korzystających z ich usług i uwzględniane są w kosztach obsługi, co poprawia stabilność finansową firmy. Ogromną zaletą outsourcingu jest także fakt, że firmy zewnętrzne potrafią efektywnie wykorzystać czas pracy. Tutaj wewnętrzne działy księgowe czy też kadrowe pracują w odgórnie wyznaczonych godzinach, jedynie w nagłych przypadkach, kiedy ich pomoc jest potrzebna, może istnieć problem z mobilizowaniem tych właśnie działów do pracy.

Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy firma zewnętrzna pracuje wtedy, kiedy potrzebuje tego klient. W tedy nie ma znaczenia, czy konieczność działania nastąpi podczas weekendu czy innych dni wolnych.

Dlatego bardzo często środki przeznaczone na opłacenie rozwiązania outsourcingowego są o wiele niższe niż te, które musielibyśmy przeznaczyć na utrzymywanie własnych działów, nazywa się to – efektywne wykorzystanie czasu.

Początkowo outsourcingu był praktykowany głównie w firmach produkcyjnych zaliczających się do przemysłu motoryzacyjnego, obecnie spotykany jest w każdej firmie bez względu na jej rodzaj, model czy kapitał zakładowy