Godziny pracy Pon - Sob 09:00-18:00
Email info@hrl.pl Zadzwoń +48 530302022

Outsourcing kadr i płac – wady i zalety

Dlaczego tak wielu pracodawców decyduje się na przekazanie zarządzania kadrami i płacami do zewnętrznej firmy?

Odpowiedź jest dość prozaiczna: redukcja kosztów oraz przeniesienie odpowiedzialności przed urzędami na firmę, której powierza się outsourcing.

Naliczanie pensji oraz wszystkie czynności związane z kadrami, płacami, umowami i szeroko rozumianym personelem to żmudne i czasochłonne zadanie. Wymaga doskonałej organizacji, dużego doświadczenia oraz specjalistycznego oprogramowania.

Konsekwencje za błędy przy naliczaniu płac mogą być bardzo dotkliwe. Dlatego powierzenie zadań kadrowo-płacowych do zewnętrznej, specjalistycznej firmy jest często doskonałym posunięciem.

Pozwala pracodawcy skupić się na najważniejszych celach w prowadzeniu działalności.

Zalety outsourcingu kadrowo-płacowego:

redukcja kosztów prowadzenia działu kadrowo-płacowego nawet o 40%

przeniesienie pełnej odpowiedzialności na firmę, której powierza się outsourcing,

odpadają obowiązki i koszty z organizacją miejsca pracy działu kadrowo-płacowego: koszty szkoleń, zakupu oprogramowania, sprzętu komputerowego itp.

odpadają obowiązki ciągłego doskonalenia i szkoleń działu kadr i płac,

zachowanie całkowitej poufności w firmie dotyczącej wynagrodzeń,

– szybkie dopasowywanie się do zmieniających warunków i przepisów bez ponoszenia dodatkowych kosztów,

– stabilne i przewidywalne koszty ponoszone przy obsłudze kadrowo-płacowej – ustalone stawki obsługi nie zmieniają się latami,

– dobre firmy outsourcingowe gwarantują darmowe porady, szkolenia dla kadry oraz dbają o wszystkie aspekty kadrowe w firmie zapewniając funkcjonalne i płynne działanie całej firmy w tym aspekcie,

– szczegółowe raporty z działań kadrowo-płacowych,

Nowoczesna obsługa kadrowo-płacowa dodatkowo zapewnia:

archiwizację i digitalizację wszystkich dokumentów kadrowo-płacowych firmy z zachowaniem wszystkich możliwych form zachowania bezpieczeństwa i poufności danych,

– stały i bezpieczny zdalny dostęp do wszystkich dokumentów przez stronę www, możliwość wydruku i wyszukiwania dokumentów bezpośrednio po zalogowaniu się do systemów zdalnego zarządzania,

pomoc przy doskonaleniu kadry, rekrutacji, doskonaleniu działów HR.

Wady outsourcingu kadrowo-płacowego:

Jeśli wybierzemy rozsądnie firmę, której powierzymy zadania kadrowe i placowe to trudno doszukać się większych wad. Jedynym punktem spornym jest przekazanie wszystkich dokumentów na zewnątrz firmy. Ma to jednak wiele zalet: przenosimy ciężar przechowywania dokumentacji, otrzymujemy dostęp do danych w formie cyfrowej (zdalny dostęp). Solidna , rzetelna i doświadczona firma outsourcingowa nie niesie za sobą żadnego zagrożenia.

Coraz popularniejsze staje się zlecenie zadań tej branży do firm zewnętrznych.

Praca w takich centrach outsourcingowych ma wiele zalet: koncentrujemy się wyłącznie na swoich zadaniach, zapewniamy sobie maksymalny kontakt ze wszystkimi aspektami tego zawodu, mamy szansę na szybki awans. Outsourcing kadr i płac zazwyczaj znacznie obniża koszty administracyjne firm, co przekłada się na zysk i skupianie na właściwym celu biznesowym przedsiębiorstwa.

Archiwizacja dokumentacji i zdalny dostęp.

Galopujący postęp techniczny daje nam nowe możliwości i pozwala ciągle udoskonalać i poprawiać efektywność funkcjonowania firmy. Jedną z dziedzin, na które postęp ma duży wpływ to obrót dokumentami.

Do niedawna mieliśmy obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów minimum 5 lat a niektórych nawet 50. W efekcie firmy archiwizacyjne lub same przedsiębiorstwo zarzucone jest aktami, dokumentami księgowymi, czy też z ZUSu.

Obecnie niektóre z tych dokumentów możemy przechowywać w wersji elektronicznej. W sukurs przychodzi nam technika. Teraz możemy bezpiecznie zapisać dane w dowolnym formacie. Zaszyfrować oraz dokładnie zabezpieczyć przed zniszczeniem. CO więcej istnieją rozwiązania, które pozwalają nam szybko wyszukać dokumenty nawet po teście, który jest w środku (za pomocą OCR). Możliwości są prawie nieograniczone.

Np. firma HRL opracowała system archiwizacji dokumentacji z użyciem chmury internetowej, całość zaszyfrowana jest protokołem SSL i zbudowana zgodnie z prawem o ochronie danych osobowych. Każdy użytkownik, któremu udzieli się dostępu otrzymuje zdalny dostęp do dokumentów za pośrednictwem strony www. Odczytywanie dokumentów, wydruk, przeszukiwanie, podgląd czy też dodawanie kolejnych można dokonać z dowolnego miejsca na ziemi. Całość działa podobnie do rachunków bankowych, do których mamy dostęp przez stronę www.

Co nam daje praca na dokumentach zarchiwizowanych elektronicznie?

Po pierwsze łatwość dostępu do każdego dokumentu z dowolnego miejsca. Szybko, bezpiecznie i bez wstawania sprzed komputera – mamy przed sobą tysiące, czy też setki tysięcy dokumentów.

Druga sprawa to bezpieczeństwo. Nie dość, że dostęp jest przydzielany na zasadach różnych praw, dokładnie kontrolowany i śledzony, to całość jest szyfrowana i zabezpieczona dokładnie tak samo, jak to się robi w najlepszych bankach z naszymi środkami ulokowanymi na internetowych kontach.

Trzeci atut, to kontrola – w każdej chwili możemy ograniczyć, zabezpieczyć i usunąć dostęp do dokumentów. Zmiana hasła, zablokowanie całości archiwum czy też szczegółowe śledzenie, kto i kiedy korzysta z naszych dokumentów (śledzenie np. IP komputera, z którego łączy się użytkownik). Można np. ograniczyć dostęp do archiwum wyłącznie do IP komputerów znajdujących się w naszym biurze. W takiej sytuacji, nawet jeśli ktoś zdobędzie dostęp do archiwum, to nie połączy się z nim i wykona żadnej operacji.

Elastyczność – systemy archiwizacji dokumentów najczęściej można dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa.

Wszystkie te zalety świadczą na plus elektronicznych systemów obiegu i archiwizacji dokumentów. Wkrótce regały z dokumentami zostaną całkowicie zastąpione przez zdalne dyski twarde.