Outsourcing kadrowo-płacowy

Obniżamy koszty funkcjonowania przedsiębiorstw proponując prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowo-placowej.

Średnio nasi klienci zyskują 32% od stanu przed rozpoczęciem współpracy.

Zdalny dostęp do dokumentów – archiwizacja i digitalizacja w cenie – pełna obsługa kadrowo-płacowa:

  • naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami regulaminu wynagradzania,
  • obsługa i rozliczanie umów o pracę oraz umów cywilno-prawnych (umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich),
  • przygotowanie i przekazywanie do ZUS wszystkich niezbędnych deklaracji, rejestracja w ZUS pracowników,
  • wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu,
  • przygotowanie i wysyłanie deklaracji PFRON, Sprawozdawczość GUS w zakresie wynagrodzeń,
  • przygotowanie deklaracji rocznych PIT ,
  • wszystkie czynności związanych z zajęciem wynagrodzeń,
  • prowadzenie dokumentów związanych z ustalaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego,
  • prowadzenie i archiwizacja wszystkich niezbędnych dokumentów kadrowo-płacowych,
  • przygotowanie dla pracowników rocznych informacji o rocznych rozliczeń podatku,
  • wszystkie inne czynności kadrowo-płacowe niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Państwa firmy,

Zapraszam do kontaktu z naszym konsultantem.

Dodatkowo zyskują Państwo zupełnie bezpłatnie w przypadku outsourcingu kadr i płac:

Opłata wdrożeniowa 0 zł
Opłata za archiwizację dokumentów w formie papierowej 0 zł
Opłata za archiwizację dokumentów w formie elektronicznej 0 zł
Dostęp do panelu Klienta umożliwiającego bieżący zdalny wgląd do teczki pracowniczej 0 zł

Ostatnie lata pokazują, że z usług firm zewnętrznych w prowadzeniu spraw kadrowych i płacowych korzysta coraz więcej przedsiębiorstw. Obserwuje się również, że kryzys spotęgował to zjawisko. Taki stan rzeczy nie powinien dziwić, ponieważ pozwala zredukować etaty i pozbyć się wielu obowiązków. Trzeba mieć jednak na uwadze że oddanie kadr i płac firmom z zewnątrz nie zwalnia z odpowiedzialności za prawidłowe ich prowadzenie.

Czy outsourcing kadr i płac może przynieść korzyści finansowe?

Zawiłości polskiego systemu prawnego, ciągłe wprowadzanie zmian przepisów i równe częste niejednoznaczne ich brzmienie nierzadko wymuszają konieczność przyjmowania specjalistów do wewnętrznego działu finansowego czy kadrowo-płacowego. To z kolei wymaga od pracodawcy obstawienia dodatkowych etatów . Innym rozwiązaniem, które z miesiąca na miesiąc budzi coraz większe zainteresowane jest outsourcing kadr i płac. Zadania zlecane są firmie zewnętrznej. Co prawda wewnętrzny dział personalny jest kosztowny, ale zapewnia kontrolę i bezpieczeństwo.

Outsourcing kadr i płacJednak dopiero outsourcing pozwala skupić swoje myśli i energie na biznesie. Uwalnia menedżerów od czasochłonnych zadań administracyjnych. Zmniejsza poziom zatrudnienia i wszelkie koszty powiązane ze szkoleniem pracowników, które byłyby koniecznością w przypadku prowadzenia wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Od przedsiębiorstw wymagane jest przestrzeganie wszelkich wymogów prawnych i wcielanie w życie przepisów po ich aktualizacji. W tym celu koniecznością staje się regularne szkolenie personelu z zakresu zmian prawnych.

Outsourcing kadr i płac zmniejsza nakłady na szkolenia i utrzymanie bazy technicznej. Wszelką potrzebną dokumentacją zajmuje się zewnętrzna działalność, której zostanie zlecone to zadanie. Do obowiązków należy nie tylko prowadzenie działu kadrowo-płacowego, ale i archiwizacja dokumentów firmowych. Wiele z nich zapewnia również regularne doradztwo dla zarządu – wszelkiego typu raporty, zestawienia czy też porady. Dodatkowo można liczyć, że przy długotrwałej współpracy ulegną zmianie koszty związane z korzystaniem z dalszych usług.

Outsourcing kadrowo-płacowy – Korzyści dla firmy.

Outsourcing kadr i płac jest w stanie przynieść firmie wiele korzyści, przede wszystkim na tle redukcji kosztów zatrudnienia pracowników. Jednak koniecznością staje zdawanie sobie sprawy z pewnych zagrożeń jakie ze sobą niesie. Korzystając z usług zewnętrznych firm traci się kontrolę nad ważnymi obszarem – sprawami powiązanymi z kadrami i płacami a są to wyjątkowo newralgiczne elementy każdej działalności. Poza firmę wypływają istotne dane dotyczące jej prosperowania jak, np.: dane osobowe pracowników czy wysokość ich zarobków. Warto również zdawać sobie sprawę, że w razie jakichkolwiek problemów z nienależytym wywiązaniem się z obowiązków przez firmę outsourcingową to pracodawca jest pociągany do odpowiedzialności. Jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi odszkodowania lub też opłacenia mandatu PIP. Co prawda może później dochodzić do odszkodowania od firmy, ale wiąże się to z dodatkowym stresem.

Dlaczego tak wielu pracodawców decyduje się na przekazanie zarządzania kadrami i płacami do zewnętrznej firmy?

Odpowiedź jest dość prozaiczna: redukcja kosztów oraz przeniesienie odpowiedzialności przed urzędami na firmę, której powierza się outsourcing.

Outsourcing kadrowo-płacowyNaliczanie pensji oraz wszystkie czynności związane z kadrami, płacami, umowami i szeroko rozumianym personelem to żmudne i czasochłonne zadanie. Wymaga doskonałej organizacji, dużego doświadczenia oraz specjalistycznego oprogramowania.

Konsekwencje za błędy przy naliczaniu płac mogą być bardzo dotkliwe. Dlatego powierzenie zadań kadrowo-płacowych do zewnętrznej, specjalistycznej firmy jest często doskonałym posunięciem.

Pozwala pracodawcy skupić się na najważniejszych celach w prowadzeniu działalności.

Zalety outsourcingu kadrowo-płacowego:

redukcja kosztów prowadzenia działu kadrowo-płacowego nawet o 40%

przeniesienie pełnej odpowiedzialności na firmę, której powierza się outsourcing,

odpadają obowiązki i koszty z organizacją miejsca pracy działu kadrowo-płacowego: koszty szkoleń, zakupu oprogramowania, sprzętu komputerowego itp.

odpadają obowiązki ciągłego doskonalenia i szkoleń działu kadr i płac,

zachowanie całkowitej poufności w firmie dotyczącej wynagrodzeń,

– szybkie dopasowywanie się do zmieniających warunków i przepisów bez ponoszenia dodatkowych kosztów,

– stabilne i przewidywalne koszty ponoszone przy obsłudze kadrowo-płacowej – ustalone stawki obsługi nie zmieniają się latami,

– dobre firmy outsourcingowe gwarantują darmowe porady, szkolenia dla kadry oraz dbają o wszystkie aspekty kadrowe w firmie zapewniając funkcjonalne i płynne działanie całej firmy w tym aspekcie,

– szczegółowe raporty z działań kadrowo-płacowych,

Nowoczesna obsługa kadrowo-płacowa dodatkowo zapewnia:

archiwizację i digitalizację wszystkich dokumentów kadrowo-płacowych firmy z zachowaniem wszystkich możliwych form zachowania bezpieczeństwa i poufności danych,

– stały i bezpieczny zdalny dostęp do wszystkich dokumentów przez stronę www, możliwość wydruku i wyszukiwania dokumentów bezpośrednio po zalogowaniu się do systemów zdalnego zarządzania,

pomoc przy doskonaleniu kadry, rekrutacji, doskonaleniu działów HR.

Wady outsourcingu kadrowo-płacowego:

Jeśli wybierzemy rozsądnie firmę, której powierzymy zadania kadrowe i placowe to trudno doszukać się większych wad. Jedynym punktem spornym jest przekazanie wszystkich dokumentów na zewnątrz firmy. Ma to jednak wiele zalet: przenosimy ciężar przechowywania dokumentacji, otrzymujemy dostęp do danych w formie cyfrowej (zdalny dostęp). Solidna , rzetelna i doświadczona firma outsourcingowa nie niesie za sobą żadnego zagrożenia.

Coraz popularniejsze staje się zlecenie zadań tej branży do firm zewnętrznych.

Praca w takich centrach outsourcingowych ma wiele zalet: koncentrujemy się wyłącznie na swoich zadaniach, zapewniamy sobie maksymalny kontakt ze wszystkimi aspektami tego zawodu, mamy szansę na szybki awans. Outsourcing kadr i płac zazwyczaj znacznie obniża koszty administracyjne firm, co przekłada się na zysk i skupianie na właściwym celu biznesowym przedsiębiorstwa.

Archiwizacja dokumentacji i zdalny dostęp.

Galopujący postęp techniczny daje nam nowe możliwości i pozwala ciągle udoskonalać i poprawiać efektywność funkcjonowania firmy. Jedną z dziedzin, na które postęp ma duży wpływ to obrót dokumentami.

Do niedawna mieliśmy obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów minimum 5 lat a niektórych nawet 50. W efekcie firmy archiwizacyjne lub same przedsiębiorstwo zarzucone jest aktami, dokumentami księgowymi, czy też z ZUSu.

Obecnie niektóre z tych dokumentów możemy przechowywać w wersji elektronicznej. W sukurs przychodzi nam technika. Teraz możemy bezpiecznie zapisać dane w dowolnym formacie. Zaszyfrować oraz dokładnie zabezpieczyć przed zniszczeniem. CO więcej istnieją rozwiązania, które pozwalają nam szybko wyszukać dokumenty nawet po teście, który jest w środku (za pomocą OCR). Możliwości są prawie nieograniczone.

Np. firma HRL opracowała system archiwizacji dokumentacji z użyciem chmury internetowej, całość zaszyfrowana jest protokołem SSL i zbudowana zgodnie z prawem o ochronie danych osobowych. Każdy użytkownik, któremu udzieli się dostępu otrzymuje zdalny dostęp do dokumentów za pośrednictwem strony www. Odczytywanie dokumentów, wydruk, przeszukiwanie, podgląd czy też dodawanie kolejnych można dokonać z dowolnego miejsca na ziemi. Całość działa podobnie do rachunków bankowych, do których mamy dostęp przez stronę www.

Co nam daje praca na dokumentach zarchiwizowanych elektronicznie?

Po pierwsze łatwość dostępu do każdego dokumentu z dowolnego miejsca. Szybko, bezpiecznie i bez wstawania sprzed komputera – mamy przed sobą tysiące, czy też setki tysięcy dokumentów.

Druga sprawa to bezpieczeństwo. Nie dość, że dostęp jest przydzielany na zasadach różnych praw, dokładnie kontrolowany i śledzony, to całość jest szyfrowana i zabezpieczona dokładnie tak samo, jak to się robi w najlepszych bankach z naszymi środkami ulokowanymi na internetowych kontach.

Trzeci atut, to kontrola – w każdej chwili możemy ograniczyć, zabezpieczyć i usunąć dostęp do dokumentów. Zmiana hasła, zablokowanie całości archiwum czy też szczegółowe śledzenie, kto i kiedy korzysta z naszych dokumentów (śledzenie np. IP komputera, z którego łączy się użytkownik). Można np. ograniczyć dostęp do archiwum wyłącznie do IP komputerów znajdujących się w naszym biurze. W takiej sytuacji, nawet jeśli ktoś zdobędzie dostęp do archiwum, to nie połączy się z nim i wykona żadnej operacji.

Elastyczność – systemy archiwizacji dokumentów najczęściej można dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa.

Wszystkie te zalety świadczą na plus elektronicznych systemów obiegu i archiwizacji dokumentów. Wkrótce regały z dokumentami zostaną całkowicie zastąpione przez zdalne dyski twarde.